Job description for Executive Assistant (Project Coordinator) at PT Chari Makmur Indonesia
Kami mencari Executive Assistant (Project Coordination) yang akan menjadi trusted partner bagi Managing Director dalam memastikan setiap prioritas bisnis berjalan tepat waktu, terstruktur, dan selesai dengan kualitas terbaik.
Posisi ini bukan sekadar mengatur jadwal atau administrasi. Anda akan menjadi penghubung lintas departemen, mengoordinasikan proyek strategis, mengelola prioritas, melakukan follow-up, serta membantu Managing Director mengambil keputusan melalui informasi yang terstruktur dan akurat.
Key Responsibilities
- Mengoordinasikan proyek lintas departemen serta memastikan setiap action plan berjalan sesuai timeline.
- Menyusun timeline, milestone, PIC, deadline, dan melakukan monitoring progres hingga selesai.
- Menindaklanjuti seluruh instruksi dan keputusan Managing Director agar dieksekusi dengan baik.
- Mengidentifikasi risiko, bottleneck, dan keterlambatan, kemudian melakukan eskalasi bila diperlukan.
- Mengelola agenda, meeting, perjalanan dinas, serta prioritas harian Managing Director.
- Menyiapkan briefing, notulen, action items, dan memastikan seluruh hasil meeting ditindaklanjuti.
- Menjadi penghubung komunikasi antara Managing Director dengan stakeholder internal maupun eksternal.
- Menyusun executive summary, laporan, dashboard, dan rekomendasi untuk mendukung pengambilan keputusan.
- Mengelola dokumen, approval, arsip, serta informasi yang bersifat rahasia dengan tingkat akurasi tinggi.
Kualifikasi
Wajib:
- Minimal 2 tahun pengalaman sebagai Executive Assistant, Personal Assistant, Project Coordinator, atau posisi serupa.
- Terbiasa mendukung Direksi, CEO, Founder, atau level manajemen.
- Memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tulisan yang sangat baik.
- Mahir menggunakan Google Workspace atau Microsoft Office.
- Memiliki kemampuan koordinasi lintas fungsi dan manajemen proyek yang baik.
Kami mencari seseorang yang:
- Mampu menentukan prioritas berdasarkan dampak bisnis, bukan sekadar urutan pekerjaan.
- Terorganisir, proaktif, dan memiliki ownership tinggi.
- Cepat belajar, adaptif, dan tetap tenang ketika prioritas berubah.
- Detail-oriented dan mampu menemukan potensi masalah sebelum terjadi.
- Mampu menyusun informasi yang kompleks menjadi jelas, ringkas, dan mudah dipahami.
- Cepat mengeksekusi pekerjaan (sat set), responsif, serta tidak menunggu instruksi untuk setiap langkah kecil.
- Menjaga kerahasiaan informasi perusahaan dengan integritas tinggi.
Nilai Tambah
- Memiliki pengalaman mengelola proyek lintas departemen.
- Terbiasa menggunakan tools seperti Google Workspace, Notion, Trello, Asana, ClickUp, atau platform project management lainnya.
- Memiliki kemampuan membuat dashboard, tracker, SOP, atau workflow sederhana.
