Job description for Executive Assistant & Project Coordinator at PT DKID Media Kreatif
Tanggung Jawab Utama:
1. Administrasi & Invoicing
- Menyiapkan dan mengirimkan invoice ke klien berdasarkan data yang disediakan
- Follow-up status invoice dan reminder pembayaran ke klien
- Merapikan dokumen administrasi (kontrak, PO, surat-menyurat)
2. Komunikasi & Client Handling
- Mengelola WhatsApp admin-filter pesan masuk, membalas pesan rutin, dan eskalasi pesan penting
- Menjadi penghubung awal antara klien dan tim
3. Proposal & Presentasi
- Membuat dan mendesain PowerPoint untuk proposal klien
- Merapikan company profile, pitch deck, dan materi presentasi
- Melakukan riset ringan untuk kebutuhan proposal
- Membuat dan mendesain PowerPoint untuk report ke client dan direksi
4. Project Tracking & Listing
- Mencatat dan memantau project yang masuk (status, timeline, brief, PIC)
- Update project tracker secara berkala
- Reminder deadline dan milestone ke tim
5. Support Harian
- Mengatur jadwal meeting dan kalender
- Menyiapkan materi untuk meeting internal maupun klien
- Notulensi meeting bila diperlukan
Kualifikasi
- Fresh graduate D3/S1 - jurusan Manajemen, Sekretaris, Administrasi Bisnis, Komunikasi, atau relevan diutamakan (terbuka untuk semua jurusan)
- Pengalaman 0-1 tahun (magang, freelance, atau project kampus diperhitungkan)
- Wajib mahir Microsoft PowerPoint, canva, google slides - bisa membuat slide yang rapi dan enak dilihat
- Excel dan Word tingkat dasar-menengah
- Komunikasi tertulis yang baik dalam Bahasa Indonesia & Bahasa Inggris
- Detail-oriented, rapi, dan memiliki sense of urgency
- Mampu multi-tasking dan mengatur prioritas sendiri
- Responsif - nyaman dengan ritme komunikasi cepat via WhatsApp 06:00 - 23:59
- Integritas & loyalitas tinggi dan bisa menjaga kerahasiaan informasi bisnis
Nilai Plus
- Terbiasa menggunakan Canva atau tools desain slide
- Familiar dengan tools manajemen project (Notion, Trello, ClickUp, atau sejenisnya)
- Pernah menangani administrasi klien (invoicing, follow-up, dokumentasi)
- Mengetik cepat dan akurat
- Paham menggunakan ChatGPT, Gemini, Claude
- Memiliki SIM A dan mengemudikan mobil
Yang Akan Anda Dapatkan
- Sistem kerja hybrid (fleksibilitas WFH)
- Eksposur langsung ke level direksi dan klien dari berbagai industri
- Kesempatan belajar business development secara langsung
- BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan