Job description for Executive Admin at PT Eterna Nexus Sincera
Klien kami, Azura Marine Indonesia adalah sebuah marine hardtech (EV) startup di sektor Blue Carbon yang sedang mencari Executive Admin untuk mendukung kelancaran kegiatan tim melalui pengelolaan perjalanan, reservasi, dokumen reimbursement, database kontak dan vendor, serta pencatatan peminjaman perlengkapan perusahaan.
Tanggung jawab utama
- Memesan transportasi, akomodasi, dan perjalanan dinas sesuai anggaran yang disetujui; membandingkan biaya dan kenyamanan serta mengirim konfirmasi pemesanan dan itinerary kepada tim.
- Mengatur reservasi ruang rapat dan lokasi kegiatan, memeriksa ketersediaan, menghindari pemesanan ganda, serta mengoordinasikan perubahan atau benturan jadwal.
- Mengumpulkan bukti pembayaran dan dokumen reimbursement; memeriksa tanggal, nominal, tujuan, dan persetujuan, lalu menindaklanjuti dokumen yang belum lengkap.
- Menyerahkan dokumen reimbursement kepada Finance sesuai jadwal serta menyimpan catatan pemesanan dan pengajuan agar mudah ditelusuri untuk audit dan pelaporan hibah.
- Memperbarui database kartu nama atau kontak bisnis agar informasi tersimpan rapi dan dapat digunakan oleh tim.
- Memperbarui database vendor, termasuk penyedia transportasi, snack box, dan kebutuhan kegiatan lainnya.
- Menjadi kontak peminjaman perlengkapan internal, seperti alat rekam, LCD eksternal, dan GoPro; mencatat peminjam, barang, waktu peminjaman, serta pengembaliannya.
- Melaksanakan tugas administrasi lain dari Direktur atau Finance serta melaporkan kendala lebih awal, termasuk keterbatasan tiket dan persetujuan yang belum diterima.
- Menjaga kerahasiaan informasi keuangan dan data perjalanan pribadi anggota tim.
Kualifikasi
- Berdomisili di Bali.
- Terorganisir, teliti, dan nyaman bekerja dengan tenggat waktu.
- Terbiasa menggunakan platform pemesanan tiket, kapal, hotel, dan transportasi online, serta Google Workspace dan spreadsheet.
- Mampu membandingkan pilihan berdasarkan biaya dan kenyamanan serta memahami invoice, nota, kuitansi, dan bukti transfer.
- Gigih dan sopan saat menindaklanjuti dokumen yang kurang; proaktif melaporkan masalah.
- Mampu menjaga kerahasiaan data keuangan dan perjalanan pribadi.
- Memiliki komunikasi yang jelas dalam Bahasa Indonesia dan pemahaman dasar Bahasa Inggris.
