Event Operations Intern - INAHEF 2026

Kami membuka kesempatan magang untuk mahasiswa/i yang ingin terlibat langsung dalam pengelolaan acara INAHEF 2026, khususnya dalam membantu operasional event, koordinasi peserta, narasumber, rundown, registrasi, kebutuhan venue, serta pelaksanaan acara di lapangan.

Kualifikasi

1. Mahasiswa/i aktif, diutamakan semester 5 sampai semester 8.

2. Diutamakan dari jurusan Manajemen, Administrasi Bisnis, Komunikasi, Public Relations, Event Management, Pariwisata, MICE, Hubungan Internasional, atau jurusan lain yang relevan.

3. Memiliki minat di bidang event management, event operations, conference/seminar, exhibition, dan kegiatan nasional/internasional.

4. Mampu berkomunikasi secara profesional melalui WhatsApp, email, telepon, maupun meeting online/offline.

5. Teliti dalam mengelola jadwal, rundown, daftar hadir, database peserta, checklist kebutuhan acara, dan laporan kegiatan.

6. Mampu menggunakan Google Sheets/Microsoft Excel untuk mengelola data peserta, narasumber, panitia, jadwal acara, dan progres pekerjaan.

7. Mampu bekerja dengan target, deadline, serta sistem kerja yang dinamis dan cepat berubah.

8. Memiliki kemampuan koordinasi yang baik dengan berbagai pihak, termasuk panitia internal, peserta, narasumber, tamu undangan, vendor, venue, dan stakeholder acara.

9. Memiliki kemampuan problem solving dasar untuk membantu menangani kendala teknis maupun operasional saat acara berlangsung.

10. Bersedia terlibat dalam persiapan pra-acara, briefing, gladi bersih, loading kebutuhan acara, pelaksanaan acara, serta evaluasi pasca-acara pada 17-19 September 2026.

11. Bersedia bekerja secara hybrid dan hadir on-site saat dibutuhkan, terutama menjelang hari-H acara.

12. Pengalaman organisasi, kepanitiaan, seminar, konferensi, lomba, expo, pameran, volunteer event, atau event kampus menjadi nilai tambah.

13. Memiliki laptop pribadi dan mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.

Deskripsi Pekerjaan

Sebagai Event Operations Intern, kamu akan membantu tim INAHEF 2026 dalam mengelola kebutuhan operasional acara, mulai dari persiapan pra-acara, koordinasi peserta dan narasumber, pengelolaan rundown, registrasi, kebutuhan venue, briefing panitia, hingga pelaksanaan acara di lapangan.

Posisi ini cocok untuk mahasiswa/i yang ingin mendapatkan pengalaman langsung dalam pengelolaan acara skala besar, khususnya di bidang healthcare engineering, seminar, konferensi, pameran, dan kegiatan profesional yang melibatkan banyak stakeholder.

Tanggung Jawab Pekerjaan

1. Membantu pengelolaan database peserta, narasumber, moderator, tamu undangan, panitia, dan stakeholder acara.

2. Membantu penyusunan, pembaruan, dan monitoring rundown acara, timeline kegiatan, serta checklist persiapan event.

3. Melakukan follow-up kepada peserta, narasumber, moderator, atau pihak terkait melalui WhatsApp, email, atau telepon sesuai arahan tim.

4. Membantu koordinasi kebutuhan narasumber dan tamu undangan, termasuk jadwal kehadiran, materi presentasi, kebutuhan teknis, dan informasi pendukung lainnya.

5. Membantu persiapan registrasi peserta, termasuk daftar hadir, QR/check-in system apabila digunakan, name tag, sertifikat, dan kebutuhan administrasi peserta.

6. Membantu koordinasi kebutuhan venue, seperti layout ruangan, alur masuk peserta, area registrasi, ruang tunggu narasumber, perlengkapan acara, signage, dan kebutuhan teknis lapangan.

7. Membantu briefing panitia, volunteer, LO, dan tim pendukung agar pelaksanaan acara berjalan sesuai alur dan pembagian tugas.

8. Membantu monitoring acara selama hari-H, termasuk memastikan rundown berjalan sesuai jadwal, peserta terlayani, narasumber siap, serta kendala lapangan diteruskan kepada tim terkait.

9. Membantu dokumentasi kegiatan, pencatatan kendala, laporan harian acara, evaluasi pelaksanaan, dan rekapitulasi pasca-event.

10. Membantu koordinasi lintas tim dengan divisi exhibitor, sponsorship, publikasi, dokumentasi, registrasi, venue, dan panitia internal.