Job description for Event Manager at Samson Padel Academy
Project Event Manager
1. Perencanaan Event
Menyusun konsep dan tujuan event.
Membuat timeline dan project plan secara detail.
Menentukan target peserta, sponsor, dan KPI event.
Menyusun anggaran (budget planning) dan mengontrol pengeluaran.
2. Project Management
Mengkoordinasikan seluruh divisi yang terlibat (Marketing, Design, Operations, Finance, Vendor, dll.).
Memastikan setiap PIC menjalankan tugas sesuai timeline.
Mengadakan meeting koordinasi dan progress report secara berkala.
Mengidentifikasi risiko serta menyiapkan solusi (contingency plan).
3. Vendor & Partnership
Mencari dan bernegosiasi dengan vendor.
Mengelola kontrak kerja sama.
Berkoordinasi dengan sponsor, partner, media, dan komunitas.
Memastikan seluruh kebutuhan vendor terpenuhi sebelum hari H.
4. Operational Event
Menyusun kebutuhan operasional event.
Membuat rundown dan flow acara.
Mengatur kebutuhan venue, perlengkapan, dan logistik.
Mengawasi proses setup hingga breakdown.
5. Team Management
Membagi tugas kepada seluruh tim.
Mengawasi performa setiap divisi.
Menjadi pengambil keputusan saat terjadi kendala.
Memastikan komunikasi antar tim berjalan efektif.
6. Marketing Coordination
Berkoordinasi dengan tim marketing mengenai promosi event.
Memastikan seluruh materi promosi sesuai timeline.
Memantau perkembangan penjualan tiket atau pendaftaran peserta.
7. Financial Control
Mengontrol penggunaan budget.
Melakukan approval pengeluaran.
Membuat laporan keuangan event bersama tim finance.
8. Event Execution (Hari H)
Memimpin seluruh jalannya event.
Memastikan rundown berjalan sesuai jadwal.
Menyelesaikan kendala operasional secara cepat.
Berkoordinasi dengan MC, vendor, talent, dan seluruh PIC.
9. Reporting & Evaluation
Membuat laporan hasil event.
Mengevaluasi pencapaian KPI.
Menyusun laporan kendala dan solusi.
Memberikan rekomendasi untuk event berikutnya.
Tanggung Jawab Utama
Bertanggung jawab penuh atas keberhasilan event dari awal hingga selesai.
Memastikan event selesai tepat waktu, sesuai budget, dan memenuhi target perusahaan.
Menjaga kualitas pelayanan kepada peserta, sponsor, dan partner.
Menjadi penghubung utama antara manajemen dan seluruh tim pelaksana.
Skill yang Dibutuhkan
Leadership dan people management.
Project management.
Time management.
Budgeting & financial planning.
Negotiation & communication.
Problem solving.
Decision making.
Public relation.
Mampu bekerja di bawah tekanan dan menghadapi deadline.
Nilai Plus (Preferred Qualifications)
1. Memiliki kemampuan desain grafis (menguasai software seperti Adobe Photoshop, Illustrator, atau Canva) untuk mendukung kebutuhan materi promosi event.
2. Memahami dunia padel, termasuk peraturan permainan, format turnamen, komunitas, serta tren industri padel.
3. Memiliki pengalaman dalam mengelola event olahraga, khususnya padel, menjadi nilai tambah.
Memiliki jaringan (network) di komunitas padel merupakan keuntungan.
