Job description for Environment Strategic Administrator at PT Ganeca Environmental Services
Tujuan Jabatan
Bertanggung jawab dalam memberikan dukungan administratif, operasional, dan logistik yang komprehensif bagi Departemen EPM. Hal ini mencakup pengelolaan perjalanan dinas, keuangan (cash advance dan invoice), administrasi tamu, serta koordinasi lintas departemen untuk memastikan kelancaran operasional harian, kepatuhan dokumentasi, serta kesuksesan berbagai program dan acara lingkungan perusahaan.
Kualifikasi:
- Minimal D3/S1 Administrasi, Manajemen, Administrasi Bisnis, atau bidang yang relevan
- Minimal Pengalaman 0–2 tahun di bidang administrasi proyek, administrasi, event/project support, atau pekerjaan koordinasi menjadi nilai tambah.
- Memiliki Sertifikasi/pelatihan Project Management/Project Administration, Document Control, dan K3 Dasar menjadi nilai tambah.
- Mampu melaksanakan administrasi serta mengelola dokumen dan data proyek secara sistematis sesuai prosedur dan kebutuhan pekerjaan.
- Mampu mengoordinasikan kegiatan dan kebutuhan proyek dengan pihak internal maupun eksternal sesuai arahan dan ruang lingkup pekerjaan.
- Mampu menyiapkan dan mengoordinasikan pelaksanaan audit, site visit, meeting, FGD, training, dan kegiatan lapangan sesuai kebutuhan proyek.
- Mampu memperbarui jadwal, mencatat aktivitas, dan memantau perkembangan kegiatan proyek berdasarkan informasi yang diterima.
- Mampu mengumpulkan informasi, menyusun laporan kegiatan, melakukan tindak lanjut, serta menangani kebutuhan pihak terkait secara profesional sesuai arahan.
- Diutamakan domisili Luwu Timur, Sulawesi Selatan
Tanggung Jawab Utama:
- Merencanakan dan mempersiapkan acara lingkungan yang berkaitan dengan PROPER dan kampanye lingkungan lainnya.
- Menangani administrasi pengunjung (hal-hal terkait badging/kartu pengunjung, akomodasi, transportasi, dan penggantian biaya makan).
- Mengatur perjalanan Dinas Departemen EPM, berurusan dengan agen perjalanan, atau terkadang memesan penerbangan dan akomodasi secara langsung.
- Membuat pengajuan uang muka (cash advance) serta melakukan penutupan (closing) uang muka tersebut.
- Melakukan persetujuan alur (routing approval) untuk PROPER dan dokumen terkait.
- Melakukan persetujuan alur (routing approval) untuk faktur (invoice) dan pembayaran SES.
- Mempersiapkan formulir Gift & Hospitality (GH) dan menindaklanjuti hingga proses selesai.
- Menghubungkan/berkoordinasi dengan departemen HR dan CMT dalam hal kehadiran karyawan, lembar kerja (timesheet), dan lembur.
- Asisten Tamu (administrasi atau mengantar langsung) untuk Departemen EPM selama Kunjungan Lapangan (Site Visit).
- Bersedia ditempatkan di PT Vale Indonesia Tbk Site Sorowako
