Job description for Education Administration Executive at PT Pusat Pendidikan Nakamura
ADMINISTRATION EXECUTIVE
Tanggung Jawab :
- Mengelola dan mengoordinasikan seluruh kegiatan administrasi lembaga agar berjalan tertib, efektif, dan sesuai prosedur.
- Menangani administrasi akademik dan operasional, termasuk data siswa, pengajar, kelas, serta program pembelajaran.
- Menyiapkan, memeriksa, dan mengarsipkan dokumen lembaga (surat-menyurat, laporan, perizinan, kontrak, dan dokumen internal).
- Mengelola data siswa mulai dari pendaftaran, pembayaran, penjadwalan kelas, kehadiran, hingga penerbitan sertifikat secara akurat dan rahasia.
- Membuat laporan administrasi dan operasional secara berkala (harian, mingguan, bulanan, dan tahunan).
- Berkoordinasi dengan pengajar, manajemen, dan departemen terkait untuk mendukung kelancaran kegiatan belajar mengajar.
- Mengatur jadwal kelas, ujian, seminar, kegiatan siswa, serta kebutuhan administrasi akademik lainnya.
- Mengelola administrasi pembayaran siswa, cicilan program, dan laporan administrasi sederhana bekerja sama dengan bagian keuangan.
- Mengelola inventaris kantor, perlengkapan belajar, ATK, dan fasilitas pendukung operasional lembaga.
- Memberikan informasi program, jadwal, biaya, serta prosedur pendaftaran kepada calon siswa.
- Mendukung pelaksanaan kegiatan promosi, seminar, open house, dan event pendidikan yang diselenggarakan lembaga.
- Memastikan seluruh data dan dokumen siswa tersimpan dengan baik serta mudah diakses saat dibutuhkan.
- Mengelola administrasi dokumen siswa untuk keperluan pendaftaran sekolah bahasa, universitas, program magang, maupun program kerja ke Jepang.
- Melakukan pengecekan kelengkapan dan validitas dokumen siswa sesuai persyaratan sekolah, perusahaan, maupun instansi terkait di Jepang.
- Melakukan follow-up kelengkapan dokumen, pembayaran, serta progres siswa selama proses pendaftaran hingga keberangkatan.
- Mengelola database calon siswa, siswa aktif, alumni, serta memastikan seluruh data ter-update dengan baik.
- Memberikan pelayanan dan pendampingan administrasi kepada siswa dan orang tua selama proses persiapan keberangkatan ke Jepang.
- Memastikan seluruh proses administrasi berjalan sesuai timeline yang telah ditetapkan.
Kualifikasi
- Pendidikan minimal D3/S1 semua jurusan (Administrasi, Manajemen, Pendidikan, Bahasa Jepang, atau bidang terkait lebih diutamakan).
- Memiliki pengalaman sebagai Administration Executive, Academic Administration, Education Consultant Admin, Student Service, atau posisi administrasi sejenis minimal 1–3 tahun.
- Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), terutama Microsoft Excel.
- Terbiasa mengelola database, dokumen, dan administrasi dalam jumlah besar dengan tingkat akurasi tinggi.
- Memiliki kemampuan administrasi, dokumentasi, dan pengarsipan yang baik.
- Teliti, rapi, detail, dan memiliki kemampuan manajemen waktu yang baik.
- Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dengan siswa, orang tua, pengajar, dan mitra kerja.
- Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
- Berorientasi pada pelayanan (service oriented) dan penyelesaian masalah.
- Menjaga etika kerja serta kerahasiaan data siswa dan perusahaan.
Nilai Tambah
- Berpengalaman di lembaga kursus, sekolah bahasa, bimbingan belajar, atau institusi pendidikan.
- Berpengalaman mengurus administrasi program studi ke luar negeri, magang, atau penempatan kerja ke Jepang.
- Memiliki kemampuan Bahasa Inggris aktif.
- Memiliki ketertarikan pada bidang pendidikan, pengembangan sumber daya manusia, dan program internasional.
