Document Control & General Admin

PT ARTIFISIAL TEKNOLOGI PERSADA merupakan bagian dari entitas grup usaha PT Rukun Raharja Tbk yang bergerak di bidang jasa energi, seperti layanan pengangkatan hidrokarbon, fasilitas produksi minyak dan gas, serta fabrikasi. PT Artifisial Teknologi Persada bergerak di lini midstream.


DESKRIPSI PEKERJAAN

1. DOCUMENT CONTROL
Sebagai document control, bertanggung jawab untuk mengelola seluruh document perusahaan agar tersimpan dengan baik, akurat, mudah diakses, dan sesuai dengan prosedur yang berlaku. Tugas dan tanggung jawab meliputi:
1. Mengelola penerimaan, pencatatan, pendistribusian, dan pengarsipan dokumen perusahaan.
2. Memastikan seluruh dokumen menggunakan versi terbaru (document revision control) serta menarik dokumen yang sudah tidak berlaku
3. Menjaga kerahasiaan dan keamanan dokumen sesuai dengan kebijakan perusahaan.
4. Melakukan pengendalian dokumen baik dalam bentuk fisik maupun digital.
5. Membuat nomor dokumen, melakukan registrasi, serta memperbaharui daftar induk dokumen (master document list).
6. Berkoordinasi dengan setiap departemen terkait kebutuhan pembuatan, rebisi, dan distribusi dokumen.
7. Memastikan kelengkapan dokumen sebelum disetujui dan diterbitkan.
8. Menyusun serta memelihara sistem pengarsipan agar dokumen mudah ditelusuri saat dibutuhkan.
9. Mendukung proses audit internal maupun eksternal dengan menyediakan dokumen yang diperlukan.
10. Membuat laporan berkala mengenai status dokumen dan aktivitas pengendalian dokumen.

2. GENERAL ADMIN
Sebagai general admin, bertanggungjawab untuk penyusunan dan pengadministrasian dokumen, membangun, menjaga, dan meningkatkan citra positif perusahaan melalui komunikasi yang efektif dengan publik, media, mitra, dan pemangku kepentingan lainnya serta executive support. Tugas dan tanggungjawab meliputi:
1. Menyusun dan melaksanakan strategi komunikasi perusahaan.
2. Menjalin serta memelihara hubungan baik dengan media, mitra bisnis, dan masyarakat.
3. Menyiapkan siaran pers (press release), artikel pidato, dan materi publikasi lainnya.
4. Mengelola komunikasi perusahaan melalui media sosial, website, dan saluran komunikasi resmi.
5. Mengoordinasikan kegiatan perusahaan seperti konferensi pers, seminar, pameran, dan acara perusahaan.
6. Menangani pertanyaan dari media serta menjadi penghubung antara perusahaan dan pihak eksternal.
7. Menyusun draft pengumuman resmi, surat korespondensi, atau informasi publik
8. Memantau, mengatur, dan memprioritaskan agenda harian pimpinan
9. Memberikan dukungan serta mempersiapkan dokumen administratif untuk direksi, seperti penyusunan draft PPT rapat dan pencatatan notulensi yang akurat.
10. Memantau pemberitaan dan opini publik mengenai perusahaan serta menyusun laporan evaluasi.
11. Mendukung penanganan komunikasi pada situasi krisis untuk menjaga reputasi perusahaan.
12. Berkolaborasi dengan divisi pemasaran dan departemen lain dalam menjalankan program promosi dan branding.
13. Menyusun laporan kegiatan public relations beserta evaluasi efektivitas program komunikasi.



KUALIFIKASI UMUM
1. Teliti, rapi, dan memiliki kemampuan administrasi yang baik.
2. Mampu mengoperasikan microsoft office (word, excel, dan outlook)
3. Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik.
4. Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
5. Memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tulisan yang sangat baik.
6. Mampu membangun hubungan profesional dengan berbagai pihak.
7. Terampil dalam presentasi, negosiasi, dan public speaking.
8. Mampu mengoperasikan media sosial.
9. Kreatif, proaktif, mampu bekerja di bawah tekanan, dan memiliki kemampuan manajemen waktu yang baik.
10. Memahami dasar-dasar media relations, corporate communication, dan manajemen reputasi perusahaan.

KUALIFIKASI PENDIDIKAN
Pendidikan minimal Diploma (D3/D4) atau Sarjana (S1) dari jurusan Kearsipan, Kearsipan Digital, Administrasi Perkantoran, Kearsipan/Ilmu Perpustakaan, Teknik Industri, Manajemen, Sistem Informasi, atau jurusan lain yang relevan.

KUALIFIKASI BAHASA
1. Memiliki kemampuan berbahasa inggris yang baik (lisan dan tulisan)
2. Memiliki kemampuan berbahasa indonesia yang baik (lisan dan tulisan)

KUALIFIKASI PENGALAMAN
1. Mampu merapikan dokumen (baik cetak/hardcopy maupun digital/softcopy).
2. Mampu membuat notulensi atau dokumentasi rapat dengan baik.
3. Berpengalaman dalam mendukung dokumentasi proyek dan tender (menjadi nilai tambah).

KUALIFIKASI SERTIFIKASI
1. Memiliki sertifikat kemampuan bahasa Inggris (menjadi nilai tambah).
2. Memiliki sertifikasi BNSP terkait pengarsipan/administrasi perkantoran (menjadi nilai tambah).