Job description for Customer Service Back End at PT Ozzy Clothing Indonesia
Tugas dan Tanggung Jawab
A. Layanan Pasca-Penjualan (Back-End Sales)
- Melakukan konfirmasi proofing desain bordir kepada pelanggan (warna benang, ukuran, tulisan kecil, dsb).
- Mencatat dan menindaklanjuti revisi minor pasca-DP sesuai SOP (maksimal 1x revisi).
- Menginformasikan status barang yang sudah selesai ke pelanggan untuk pelunasan.
- Menginput pelunasan, mencetak nota, dan menyiapkan alamat untuk packing.
- Menyerahkan nota dan alamat ke packer untuk proses pengemasan.
- Menghubungi ekspedisi dan menginformasikan nomor resi kepada pelanggan.
B. Layanan Chat Online & Marketplace
- Membalas chat pelanggan di Shopee, Tokopedia, TikTok Shop, dan WhatsApp Business sesuai template empatik Ozzy Clothing.
- Melakukan follow-up pelanggan yang belum checkout atau belum melakukan pelunasan.
- Menangani pertanyaan pelanggan seputar produk, promo aktif, atau status pengiriman.
- Melaporkan tren pertanyaan pelanggan ke Leader Deal Maker untuk perbaikan deskripsi produk atau promo.
C. Administrasi dan Sistem Produksi
- Mengupdate status order di CRM (Pancake), Trello, dan Accurate sesuai tahap kerja.
- Memastikan kesesuaian antara data nota, proofing, dan hasil produksi.
- Berkoordinasi dengan desainer, produksi, dan packer untuk kelancaran proses pengiriman.
- Menyusun laporan harian order dan status produksi ke Leader Deal Maker.
D. Penanganan Komplain dan After-Sales Support
- Menerima dan mencatat setiap komplain pelanggan di CRM sesuai kategori (produksi, logistik, pelayanan).
- Melakukan investigasi awal dan berkoordinasi dengan Leader DM untuk solusi.
- Memberikan respon empatik dan profesional terhadap pelanggan yang komplain.
- Melaporkan hasil tindak lanjut komplain untuk evaluasi mingguan.
E. Backup Outlet (Frontline Support)
F. Koordinasi dan Komunikasi Tim
- Berkoordinasi dengan Deal Maker untuk sinkronisasi order dan follow-up pelunasan.
- Bekerja sama dengan Marketing Support (CRM) untuk pemberian voucher kompensasi atau testimoni pelanggan pasca-komplain.
- Memberikan masukan kepada tim desain dan produksi terkait pola kesalahan berulang atau kebutuhan perbaikan sistem kerja.
Kualifikasi :
- Laki-laki/perempuan
- Usia Maksimal 35 tahun
- Memiliki Pengalaman minimal 1 tahun di bidang yang sama
- Jujur, Komunikatif, Semangat
- Memiliki SKCK Aktif
