Job description for Cost Control & Account Payable at Pt. Solusi Pembayaran Elektronik
Requirement:
- Memahami proses end-to-end Account Payable dan payment processing.
- Mampu memvalidasi dokumen pembayaran, COA/nature account, dan ketersediaan budget.
- Memahami budget monitoring, budget vs. actual, dan analisis realisasi anggaran.
- Memahami AP Aging, accrued expense, serta PO/commitment vs. incurred expense.
- Mampu melakukan input BILL melalui ERP dan menyusun laporan OPEX per project.
- Menguasai Microsoft Excel untuk pengolahan, analisis, dan rekonsiliasi data.
- Memahami dasar PPh dan PPN.
- Berpengalaman menggunakan HashMicro, HashCore, atau ERP sejenis.
- Berpengalaman dalam budget control lintas divisi, project cost monitoring, dan audit support.
- Mampu membuat dashboard atau laporan analitis.
- Teliti, berintegritas, dan konsisten menjalankan kontrol transaksi.
- Disiplin terhadap deadline, due date, dan cut-off & Memiliki ownership, kemampuan follow-up, dan manajemen prioritas yang baik.
- Komunikatif dan mampu berkoordinasi lintas divisi.
- Terorganisir serta mampu bekerja mandiri dengan supervisi minimal.
Job Description:
1. Payment Processing & Cost Control
- Memverifikasi kelengkapan dokumen pembayaran, approval, kesesuaian COA, dan ketersediaan budget untuk Payment Request, Cash Advance/VA Debit, Reimbursement, dan Corporate Credit Card Settlement.
- Mengelola proses pembayaran, meliputi penjadwalan berdasarkan due date, koordinasi tax check/PPh dengan Tax, penyusunan bulk payment, pengajuan approval Manager FAT dan BOD, serta penyerahan dokumen kepada Finance & Treasury.
- Melakukan pencatatan penerimaan, scanning, dan pengarsipan dokumen pembayaran.
2. Budget Monitoring
- Menginput transaksi yang telah disetujui ke breakdown budget serta memastikan kesesuaiannya dengan budget report.
- Menyusun dan mendistribusikan monthly budget report yang mencakup budget, actual, remaining budget, dan utilization, termasuk analisis potensi over budget dan early warning kepada divisi terkait.
3. Account Payable & Reporting
- Melakukan input BILL harian melalui ERP dan berkoordinasi untuk proses approval.
- Memvalidasi accrued expense berdasarkan PO yang belum sepenuhnya tercatat sebagai BILL serta berkoordinasi dengan Accounting terkait actual dan penyelesaian accrual.
- Menyusun AP Aging bulanan, rekap OPEX per project berdasarkan Journal Items, serta mempresentasikan monthly report.
4. Audit Support
- Menyiapkan dokumen pendukung Internal dan External Audit serta menjaga kelengkapan audit trail.
- Mengelola konfirmasi utang vendor, mulai dari penyiapan surat, pengajuan tanda tangan Manager FAT, pengiriman, hingga follow-up respons vendor.
