Job description for call center at Azzahra Dental Care
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB CALL CENTER
1. Pelayanan Pelanggan
Menerima panggilan masuk (inbound call) dari pelanggan/pasien dengan sikap ramah dan profesional.
Menjawab pertanyaan terkait layanan, jadwal, promo, dan informasi umum perusahaan.
Memberikan solusi awal terhadap keluhan pelanggan dan mencatat detail keluhan dengan lengkap.
Melakukan follow-up terhadap pelanggan yang membutuhkan tindak lanjut.
2. Penjadwalan & Koordinasi
Membantu melakukan reservasi atau penjadwalan janji (appointment) dengan dokter, teknisi, atau pihak terkait.
Mengonfirmasi jadwal kepada pelanggan melalui telepon, WhatsApp, atau SMS.
Menginformasikan perubahan jadwal dan memastikan pelanggan mendapatkan notifikasi.
3. Administrasi & Pelaporan
Mencatat seluruh panggilan masuk dan keluar di sistem log atau form laporan harian.
Membuat rekap data jumlah panggilan, keluhan, dan jenis layanan yang paling sering ditanyakan.
Menyusun laporan harian/mingguan mengenai performa dan kendala pelayanan call center.
4. Komunikasi & Koordinasi Internal
Menyampaikan pesan penting dari pelanggan kepada bagian terkait (dokter, teknisi, admin, atau manajer).
Berkoordinasi dengan bagian operasional dan pelayanan untuk memastikan informasi yang disampaikan akurat.
Memberikan masukan kepada manajemen mengenai pola pertanyaan dan keluhan pelanggan untuk peningkatan layanan.
5. Promosi dan Informasi Layanan
Menginformasikan promo, program, atau event terbaru kepada pelanggan.
Melakukan panggilan keluar (outbound call) untuk mengingatkan jadwal, mengonfirmasi kunjungan, atau menawarkan layanan tambahan.
6. Etika & Standar Kerja
Menjaga kerahasiaan data pelanggan.
Menggunakan bahasa yang sopan, jelas, dan efektif.
Menjaga target kinerja seperti waktu respon, jumlah panggilan per hari, dan kepuasan pelanggan.
