Job description for BOD Support at Mandalika Grand Prix Association
Deskripsi Pekerjaan
BOD Support bertanggung jawab memberikan dukungan administratif, koordinasi, dan operasional kepada Direksi (Board of Directors) agar seluruh agenda, komunikasi, dan keputusan Direksi dapat berjalan secara efektif, tertib, dan tepat waktu, khususnya untuk kebutuhan Direksi selama berada di Sirkuit Mandalika.
Posisi ini akan mendukung kegiatan Direksi pada operasional harian perusahaan maupun penyelenggaraan event, termasuk kegiatan MotoGP dan event lainnya yang diselenggarakan oleh MGPA, serta menjadi penghubung antara Direksi dengan seluruh unit kerja, mitra, dan pihak eksternal.
Tanggung Jawab Utama
- Mengelola jadwal, agenda, dan kalender kerja Direksi, termasuk rapat, kunjungan, dan kegiatan selama di Sirkuit Mandalika.
- Menyiapkan, mengatur, dan mengonfirmasi pelaksanaan rapat Direksi, termasuk undangan, bahan rapat, ruang rapat, dan perlengkapan pendukung.
- Membuat notulen rapat dan memastikan keputusan serta tindak lanjut (action items) rapat tercatat dan terpantau penyelesaiannya.
- Mengelola surat-menyurat Direksi, meliputi penerimaan, pencatatan, pendistribusian, pengarsipan, dan tindak lanjut surat masuk maupun surat keluar.
- Menyusun, memeriksa, dan memfinalisasi draft surat, memo, presentasi, laporan, dan dokumen lainnya yang dibutuhkan Direksi dengan format yang rapi dan sesuai standar perusahaan.
- Mengelola dokumen Direksi secara tertib, aman, dan rahasia, baik dalam bentuk fisik maupun digital, termasuk dokumen yang memerlukan persetujuan dan tanda tangan.
- Mengoordinasikan proses persetujuan dan tanda tangan dokumen Direksi serta memastikan kelengkapan dokumen sebelum diajukan.
- Menjadi penghubung komunikasi antara Direksi dengan unit kerja internal, vendor, mitra, stakeholder, dan tamu undangan secara profesional.
- Mempersiapkan dan mengoordinasikan kebutuhan kunjungan Direksi dan tamu VIP/VVIP, termasuk akomodasi, transportasi, akses area, konsumsi, dan protokoler bersama unit terkait.
- Mengoordinasikan perjalanan dinas Direksi, meliputi pemesanan tiket, akomodasi, itinerary, dan pertanggungjawaban biaya perjalanan dinas.
- Mendukung kebutuhan Direksi selama persiapan dan pelaksanaan event, termasuk koordinasi lapangan dengan tim operasional di Sirkuit Mandalika.
- Memantau tindak lanjut arahan dan instruksi Direksi kepada unit kerja terkait serta menyampaikan perkembangannya kepada Direksi.
- Menjaga kerahasiaan informasi, dokumen, dan keputusan Direksi serta menjaga citra profesional perusahaan dalam setiap komunikasi dan koordinasi.
Kualifikasi
● Perempuan.
● Berdomisili di Nusa Tenggara Barat.
● Pendidikan minimal D3/S1 Sekretaris, Administrasi Bisnis, Manajemen, Komunikasi, atau bidang terkait.
● Memiliki pengalaman minimal 1 tahun sebagai BOD Support, Executive Assistant, Sekretaris Direksi/Direktur, atau posisi sejenis.
● Memahami administrasi perkantoran, korespondensi bisnis, manajemen agenda, protokoler, dan pengarsipan dokumen.
● Memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tulisan yang baik dalam Bahasa Indonesia; kemampuan Bahasa Inggris (aktif/pasif) menjadi nilai tambah.
● Mampu menyusun surat, notulen, laporan, dan dokumen formal dengan rapi, jelas, dan akurat.
● Memiliki kemampuan koordinasi, organisasi, dan manajemen waktu yang baik, serta mampu menetapkan prioritas.
● Memiliki integritas, ketelitian, sikap profesional, inisiatif, dan kemampuan menjaga kerahasiaan informasi.
● Mampu bekerja dengan target dan deadline yang ketat serta bekerja di bawah tekanan, khususnya pada periode persiapan dan pelaksanaan event.
● Bersedia bekerja dengan jam kerja fleksibel, termasuk di luar jam kerja, akhir pekan, dan hari libur sesuai kebutuhan event.
● Bersedia ditempatkan di Sirkuit Mandalika serta melakukan perjalanan dinas ke lokasi lain apabila diperlukan.
● Pengalaman di event, hospitality, BUMN/anak perusahaan BUMN, atau perusahaan dengan aktivitas operasional/proyek yang kompleks menjadi nilai tambah.
________________________________________
Benefit:
● Gaji dan tunjangan kompetitif
● BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan
● Lingkungan kerja profesional dan dinamis
● Kesempatan berkontribusi di event olahraga kelas dunia
