Job description for Assistant Manager of General Affairs & Procurement at Yayasan Baitul Maal BRILiaN
Tugas dan Tanggung Jawab
- Mengoordinasikan dan mengawasi proses pengadaan barang/jasa agar sesuai prosedur, anggaran, spesifikasi, dan target waktu.
- Melakukan evaluasi penyedia barang/jasa serta memonitor kualitas layanan dan pemenuhan kontrak kerja sama.
- Mengoordinasikan pencatatan, inventarisasi, pemeliharaan, pemanfaatan, dan pelaporan aset lembaga.
- Mengawasi administrasi persediaan, pelaksanaan stock opname, dan tindak lanjut atas ketidaksesuaian data.
- Memastikan pemeliharaan fasilitas, sarana prasarana, kendaraan, dan layanan operasional berjalan efektif.
- Mengawasi administrasi perjalanan dinas, akomodasi, dan pertanggungjawaban biaya sesuai ketentuan.
- Menyusun serta mengevaluasi laporan pengadaan, aset, persediaan, vendor, dan layanan operasional kantor pusat maupun regional.
- Memastikan kepatuhan terhadap prosedur, kelengkapan dokumentasi, mitigasi risiko, serta optimalisasi biaya operasional.
- Membina dan mengevaluasi kinerja staf serta mengoordinasikan pelaksanaan tugas dengan unit kerja terkait dan kantor regional.
Kualifikasi
- Laki-laki, beragama Islam
- Minimal S1/D4 Manajemen, Logistik, Teknik Industri, Administrasi Bisnis, atau bidang relevan.
- Memiliki pengalaman di dunia filantropi/LAZ/lembaga sosial kemanusiaan.
- Memiliki pengalaman minimal 2 tahun di bidang General Affairs, Procurement, administrasi, atau pengelolaan operasional.
- Diutamakan memiliki pengalaman mengoordinasikan tim dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan operasional.
- Memahami proses pengadaan barang/jasa, evaluasi penawaran, administrasi pengadaan, dan pengendalian kontrak.
- Memahami inventarisasi aset, stock opname, pemeliharaan, serta administrasi persediaan.
- Mampu mengevaluasi penyedia barang/jasa, memonitor kinerja, dan mengidentifikasi risiko kerja sama.
- Mampu menyusun kebutuhan anggaran, memonitor realisasi, dan mengidentifikasi peluang efisiensi biaya.
- Memahami dokumentasi, kepatuhan prosedur, pengendalian risiko, serta kebutuhan pemeriksaan atau audit.
- Memiliki integritas, profesionalisme, resiliensi, kolaborasi, sikap inspiratif, dan kepemimpinan sesuai level kompetensi yang dipersyaratkan.
- Diutamakan memiliki pelatihan atau sertifikasi di bidang pengadaan barang/jasa, General Affairs, manajemen aset, atau administrasi operasional.
- Berdomisili di Jakarta dan sekitarnya.
