Job description for Asisten Operational Manager at The Raraysae
1. Operasional Harian
Memastikan klinik buka dan beroperasi sesuai SOP dan jadwal.
Mengatur jadwal treatment, dokter, dan terapis agar tidak bentrok.
Memantau kebersihan, kerapian, dan kenyamanan area klinik.
Menangani kendala operasional harian dan melaporkan masalah besar kepada Manager.
2. Manajemen Tim
Menyusun dan memantau jadwal kerja serta kehadiran karyawan.
Mengawasi kinerja staf dan memberikan arahan, coaching, serta evaluasi.
Membantu proses rekrutmen, onboarding, dan pelatihan staf baru.
Menjaga suasana kerja yang kondusif.
3. Pelayanan Pelanggan
Memastikan standar pelayanan dan keramahan diterapkan oleh seluruh staf.
Menangani keluhan dan komplain pasien/klien secara profesional.
Mengelola hubungan dengan member dan pelanggan setia (CRM).
Memantau tingkat kepuasan pelanggan melalui feedback dan ulasan.
4. Penjualan dan Pemasaran
Membantu mencapai target penjualan treatment dan produk.
Menjalankan program promo, paket treatment, dan membership.
Berkoordinasi dengan tim marketing/media sosial untuk kampanye dan konten.
Menganalisis tren penjualan serta treatment yang paling diminati.
5. Inventaris dan Pengadaan
Memantau stok produk, obat, bahan habis pakai, dan alat treatment.
Membuat permintaan pembelian (PO) dan berkoordinasi dengan supplier.
Melakukan stock opname berkala dan mengecek tanggal kedaluwarsa produk.
Memastikan peralatan klinik terawat dan terjadwal servisnya.
6. Keuangan dan Administrasi
Memeriksa laporan kas harian, penjualan, dan transaksi kasir.
Membantu menyusun laporan operasional dan keuangan mingguan/bulanan.
Mengendalikan biaya operasional sesuai anggaran.
Menjaga kelengkapan data pasien (rekam medis) dan dokumen administrasi.
7. Kepatuhan, Kebersihan, dan Keselamatan
Memastikan SOP sterilisasi, higienitas, dan keselamatan pasien dijalankan.
Memastikan izin klinik, STR/SIP tenaga medis, dan perizinan lain tetap berlaku.
Menjaga kerahasiaan data pasien.
Kualifikasi
Pendidikan minimal D3/S1 (Manajemen, Bisnis, Kesehatan, atau bidang terkait).
Pengalaman 2-3 tahun di bidang operasional/manajemen, diutamakan di klinik kecantikan, spa, atau layanan kesehatan.
Memahami dasar treatment kecantikan dan produk skincare (nilai plus).
Mampu mengoperasikan Microsoft Office/Google Workspace dan software kasir atau manajemen klinik.
Keterampilan dan Kompetensi
Kepemimpinan dan kemampuan memotivasi tim
Komunikasi dan pelayanan pelanggan yang baik
Organisasi, manajemen waktu, dan ketelitian
Pemecahan masalah dan pengambilan keputusan
Kemampuan dasar analisis penjualan dan keuangan
Tampil rapi dan berintegritas
Indikator Kinerja (KPI)
Pencapaian target omzet bulanan
Tingkat kepuasan pelanggan (rating/feedback)
Tingkat retensi pasien dan member
Kepatuhan terhadap SOP dan hasil audit kebersihan
Akurasi stok dan efisiensi biaya operasional
Tingkat kehadiran dan turnover karyawan
