Job description for Asisten Manager at Digikidz Medan
Job Description
Asisten Manajer
Tujuan Jabatan
Membantu Manajer dalam memastikan operasional perusahaan berjalan lancar melalui pengelolaan administrasi, penjadwalan, komunikasi, serta pengelolaan keuangan dan pelaporan yang akurat.
Tanggung Jawab Utama
1. Mendukung Manajer
- Menyiapkan laporan operasional harian, mingguan, dan bulanan.
- Memastikan seluruh tugas yang diberikan manajer ditindaklanjuti oleh setiap divisi.
- Melakukan monitoring progres pekerjaan dan menyampaikan update kepada manajer.
- Menjadi penghubung komunikasi antara manajer dengan seluruh tim.
2. Sekretaris
- Mengatur jadwal meeting, agenda, dan perjalanan dinas.
- Membuat notulen rapat serta memastikan hasil rapat ditindaklanjuti.
- Mengelola dokumen perusahaan secara rapi dan rahasia.
- Menyiapkan surat, proposal, presentasi, dan dokumen resmi perusahaan.
- Mengelola arsip fisik maupun digital.
3. Finance & Administrasi
- Mencatat seluruh pemasukan dan pengeluaran perusahaan.
- Membuat laporan cash flow harian dan bulanan.
- Mengelola petty cash.
- Menyiapkan pembayaran vendor, supplier, dan operasional.
- Melakukan rekonsiliasi transaksi dengan rekening bank.
- Membuat invoice, kwitansi, dan melakukan monitoring piutang.
- Berkoordinasi dengan bagian pajak atau akuntan jika diperlukan.
4. Human Resource Support
- Membantu administrasi absensi, cuti, dan lembur karyawan.
- Mengelola dokumen kepegawaian.
- Membantu proses rekrutmen dan onboarding karyawan baru.
5. Operasional
- Memastikan SOP administrasi dijalankan.
- Mengontrol kebutuhan ATK dan perlengkapan kantor.
- Membantu koordinasi antar divisi agar operasional berjalan efektif.
Target Kinerja (KPI)
- Laporan keuangan selesai tepat waktu dan akurat.
- Tidak ada keterlambatan pembayaran maupun penagihan.
- Jadwal meeting dan agenda manajemen berjalan sesuai rencana.
- Dokumen perusahaan tersusun rapi dan mudah diakses.
- Tindak lanjut hasil meeting selesai sesuai deadline.
- Cash flow dan petty cash sesuai dengan kondisi aktual.
- Tingkat kesalahan administrasi kurang dari 1%.
Kualifikasi
- Minimal S1 Akuntansi, Manajemen, Administrasi Bisnis, atau bidang terkait.
- Pengalaman minimal 2 tahun di bidang administrasi, finance, atau sekretaris.
- Menguasai Microsoft Excel, Word, PowerPoint, dan Google Workspace.
- Memiliki kemampuan komunikasi, organisasi, dan manajemen waktu yang baik.
- Teliti, jujur, mampu menjaga kerahasiaan perusahaan, serta mampu bekerja di bawah tekanan.
Wewenang
- Mengakses data administrasi dan keuangan sesuai kebutuhan pekerjaan.
- Mengoordinasikan tindak lanjut kepada setiap divisi atas arahan manajer.
- Mengusulkan perbaikan sistem administrasi dan keuangan kepada manajemen.
