Job description for Asisten Manager at Sudami Health Management Consulting
Job description:
Mengatur Jadwal dan Agenda Direktur
- Mengatur jadwal harian, mingguan, dan bulanan Direktur, termasuk rapat, pertemuan, dan janji temu.
- Mengingatkan Direktur tentang jadwal penting dan memastikan semua agenda berjalan tepat waktu.
2. Menangani Komunikasi
- Menerima dan menyalurkan panggilan telepon, email, atau surat kepada Direktur.
- Membalas pesan atau email sederhana atas nama Direktur jika diperlukan.
- Menyiapkan dokumen atau presentasi untuk rapat atau pertemuan.
3. Mengelola Dokumen dan Arsip
- Menyimpan dan mengatur dokumen penting, seperti laporan keuangan, kontrak, atau surat-menyurat.
- Memastikan semua dokumen rahasia disimpan dengan aman dan hanya diakses oleh pihak yang berwenang.
- Membuat salinan dokumen atau file digital jika diperlukan.
4. Membantu Persiapan Rapat
- Menyiapkan bahan rapat, seperti agenda, laporan, atau presentasi.
- Mencatat notulensi rapat dan mendistribusikan hasil rapat kepada pihak terkait.
- Mengatur logistik rapat, seperti ruangan, konsumsi, atau alat presentasi.
5. Melakukan Tugas Administratif
- Membuat surat, memo, atau dokumen resmi atas permintaan Direktur.
- Mengurus perjalanan dinas Direktur, seperti memesan tiket, akomodasi, dan transportasi.
- Mengelola pengeluaran pribadi Direktur, seperti reimbursement atau laporan keuangan kecil.
6. Menjadi Penghubung Antar Departemen
- Menyampaikan instruksi atau informasi dari Direktur kepada tim atau departemen terkait.
- Mengkoordinasikan permintaan atau laporan dari tim kepada Direktur.
7. Mengawasi Kegiatan Administratif
- Memastikan surat-menyurat, dokumen, dan laporan dari departemen lain sudah lengkap dan sesuai prosedur.
- Membantu Direktur memantau progres proyek atau tugas yang sedang berjalan.
8. Menjaga Kerahasiaan
- Menjaga kerahasiaan informasi penting tentang klinik, laboratorium, atau Direktur.
- Memastikan data pasien atau dokumen internal tidak bocor ke pihak yang tidak berwenang.
9. Memberikan Dukungan Lainnya
- Membantu Direktur dalam tugas-tugas lain yang diperlukan, seperti penelitian data, analisis sederhana, atau koordinasi dengan pihak eksternal.
- Menjaga hubungan baik dengan rekan kerja, mitra bisnis, atau tamu yang berkunjung.
