Asisten Eksekutif

ASISTEN EKSEKUTIF GENERAL MANAGER

Lokasi Kerja: Jakarta, Indonesia

Posisi: Executive Assistant to General Manager

Atasan Langsung: General Manager

DESKRIPSI PEKERJAAN:

Kami sedang mencari Asisten Eksekutif General Manager yang profesional, komunikatif, memiliki kemampuan bahasa Mandarin yang sangat baik, serta mampu menjadi penghubung komunikasi antara General Manager dengan karyawan, mitra bisnis, maupun pihak eksternal di Indonesia.

TANGGUNG JAWAB PEKERJAAN

1. Komunikasi dan Penerjemahan

- Menjadi penghubung komunikasi utama antara General Manager yang berkewarganegaraan Tiongkok dan karyawan lokal, mitra bisnis, pelanggan, serta pihak eksternal lainnya.

- Melakukan penerjemahan secara langsung dalam rapat, diskusi, negosiasi, kunjungan kerja, maupun kegiatan operasional di lapangan.

- Melakukan penerjemahan dokumen bisnis, kontrak, surat-menyurat, laporan, presentasi, dan dokumen perusahaan lainnya dari bahasa Mandarin ke bahasa Indonesia atau sebaliknya.

- Memastikan komunikasi antara pihak Tiongkok dan Indonesia dapat tersampaikan secara akurat, jelas, dan profesional serta meminimalkan kesalahpahaman akibat perbedaan bahasa maupun budaya.

2. Manajemen Jadwal dan Administrasi General Manager

- Mengatur dan mengoordinasikan agenda serta jadwal harian General Manager.

- Mengatur kebutuhan perjalanan dinas, akomodasi, transportasi, dan agenda bisnis.

- Mengelola dokumen, arsip, korespondensi, serta administrasi yang berkaitan dengan General Manager.

- Menjaga kerahasiaan informasi dan dokumen perusahaan yang bersifat internal dan sensitif.

3. Dukungan dan Koordinasi Bisnis

- Membantu General Manager dalam melakukan koordinasi antar-departemen.

- Menindaklanjuti pelaksanaan keputusan dan arahan General Manager kepada departemen terkait.

- Mengatur dan mendukung pelaksanaan rapat internal maupun eksternal.

- Membuat notulen rapat serta melakukan monitoring terhadap tindak lanjut hasil keputusan rapat.

- Membantu General Manager dalam kegiatan penerimaan tamu, kunjungan pelanggan, hubungan dengan mitra bisnis, serta koordinasi dengan pihak pemerintah atau instansi terkait.

4. Penyusunan Dokumen dan Laporan

- Menyusun, menerjemahkan, dan melakukan proofreading terhadap surat bisnis, laporan, presentasi, proposal, dan dokumen perusahaan dalam bahasa Mandarin dan Indonesia.

- Mengumpulkan, mengolah, dan menyusun informasi mengenai kondisi industri, pasar, serta perkembangan bisnis yang diperlukan oleh General Manager.

- Menyiapkan data dan informasi pendukung untuk membantu proses pengambilan keputusan oleh General Manager.

KUALIFIKASI

1. Kemampuan Bahasa

- Menguasai bahasa Mandarin secara fasih, baik lisan maupun tulisan, termasuk kemampuan mendengar, membaca, dan menulis.

- Memiliki kemampuan komunikasi dan penyampaian informasi dalam bahasa Mandarin yang baik dan profesional.

- Memiliki kemampuan bahasa Mandarin minimal setara HSK 5 atau lebih, atau memiliki kemampuan setara penutur asli.

- Menguasai bahasa Indonesia dengan baik, baik secara lisan maupun tulisan, serta mampu berkomunikasi dalam lingkungan bisnis secara profesional.

- Kemampuan bahasa Inggris yang baik akan menjadi nilai tambah, khususnya untuk mendukung kebutuhan bisnis internasional.

2. Pendidikan

- Minimal S1/D4, diutamakan dari jurusan Bahasa Mandarin, Manajemen Bisnis, Administrasi Bisnis, Perdagangan Internasional, Hubungan Internasional, Hubungan Masyarakat, atau bidang terkait.

3. Pengalaman Kerja

- Memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun sebagai Executive Assistant, Executive Secretary, Assistant General Manager, Personal Assistant, Interpreter/Translator, atau posisi lain yang relevan.

- Kandidat dengan pengalaman bekerja di perusahaan PMA, perusahaan yang memiliki manajemen atau pemilik dari Tiongkok, perusahaan multinasional, atau perusahaan dengan lingkungan kerja internasional akan menjadi nilai tambah.

KOMPETENSI YANG DIBUTUHKAN

1. Kemampuan Komunikasi Antarbudaya

- Memahami budaya dan etika bisnis di Indonesia serta memiliki pemahaman yang baik mengenai budaya dan kebiasaan bisnis Tiongkok.

- Mampu menjembatani komunikasi antara manajemen Tiongkok dan karyawan atau mitra lokal Indonesia.

- Memiliki kemampuan adaptasi dan koordinasi lintas budaya yang baik.

2. Kemampuan Administrasi dan Microsoft Office

- Menguasai Microsoft Office, khususnya Microsoft Word, Excel, PowerPoint, dan Outlook.

- Mampu menyusun dokumen, laporan, presentasi, serta administrasi secara rapi dan sistematis.

3. Kemampuan Organisasi

- Memiliki kemampuan manajemen waktu yang baik.

- Mampu mengatur berbagai tugas secara bersamaan dengan tingkat prioritas yang berbeda.

- Mampu bekerja secara cepat, teliti, dan efektif dalam lingkungan kerja yang dinamis.

- Memiliki kemampuan bekerja di bawah tekanan dan mampu memenuhi tenggat waktu.

4. Profesionalitas

- Memiliki penampilan profesional dan sikap kerja yang baik.

- Memiliki kemampuan komunikasi dan kecerdasan emosional yang baik.

- Memiliki integritas, rasa tanggung jawab, serta kemampuan menjaga kerahasiaan informasi perusahaan.

- Proaktif, responsif, disiplin, teliti, dan memiliki orientasi pelayanan yang baik.

KETENTUAN LAINNYA

- Bersedia bekerja dalam lingkungan kerja yang dinamis dan memiliki ritme kerja yang cepat.

- Memiliki kemampuan adaptasi yang baik terhadap perubahan kebutuhan pekerjaan dan arahan manajemen.

- Bersedia melakukan perjalanan dinas apabila diperlukan.

- Memiliki SIM Indonesia yang masih berlaku dan mampu mengemudi akan menjadi nilai tambah.

KANDIDAT YANG KAMI CARI

Kami mencari kandidat yang profesional, komunikatif, bertanggung jawab, memiliki kemampuan Mandarin yang sangat baik, mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim, serta dapat menjadi partner kerja yang dapat diandalkan oleh General Manager dalam menjalankan kegiatan operasional dan bisnis perusahaan.