Asisten Bisnis & Pribadi

Bergabung sejak tahap awal dan bertumbuh bersama Bistro Tapimoka

Bistro Tapimoka adalah café-bistro baru di Surabaya yang sedang berada dalam tahap pre-opening dan pembangunan operasional.

Kami mencari seorang Business & Operations Assistant yang akan bekerja langsung dengan owner/management dan membantu menjalankan berbagai kebutuhan bisnis sehari-hari.

Ini bukan posisi sales atau business development.

Kami mencari seseorang yang ingin berkembang secara serius sebagai business assistant, executive/personal assistant, secretary, atau operations professional di dalam bisnis yang sedang dibangun dan ingin berkembang untuk jangka panjang.

Orang yang bergabung pada tahap awal akan mempunyai kesempatan untuk melihat secara langsung bagaimana sebuah bisnis dibangun, bagaimana keputusan diambil, bagaimana vendor dan kontraktor dikelola, bagaimana sistem operasional dibuat, dan bagaimana bisnis berkembang dari tahap pre-opening menjadi perusahaan yang semakin matang.

Kami tidak mencari seseorang yang hanya ingin mengerjakan tugas administratif rutin. Kami mencari seseorang yang ambisius, jujur, dapat dipercaya, cepat belajar, nyaman dengan teknologi, dan ingin memegang tanggung jawab yang semakin besar seiring berkembangnya bisnis.

Tentang Peran Ini

Business & Operations Assistant akan menjadi salah satu orang yang bekerja dekat dengan owner/management.

Pekerjaannya akan cukup beragam. Pada satu hari Anda mungkin perlu membandingkan quotation supplier, melakukan follow-up dengan kontraktor, mengambil dokumen di Surabaya, memeriksa invoice, mencari vendor baru, membuat spreadsheet, menerjemahkan percakapan, atau merangkum informasi agar management dapat mengambil keputusan dengan cepat.

Tanggung Jawab Utama

* Menghubungi, follow-up, dan berkoordinasi dengan supplier, vendor, kontraktor, teknisi, service provider, dan pihak lain yang berhubungan dengan bisnis.

* Meminta dan membandingkan quotation, harga, spesifikasi, warranty, lead time, payment terms, dan detail penting lainnya.

* Membuat summary yang jelas dan decision-ready untuk management, bukan hanya meneruskan chat atau screenshot.

* Membantu purchasing dan procurement, termasuk mencari supplier, membandingkan alternatif, dan memastikan barang atau jasa sesuai kebutuhan.

* Menjalankan business errands di Surabaya, termasuk mengambil atau mengantar dokumen/barang dan mengunjungi vendor apabila diperlukan.

* Mengelola quotation, invoice, receipt, kontrak sederhana, contact list, spreadsheet, dan dokumen bisnis secara rapi.

* Membantu petty cash record, expense documentation, invoice checking, dan administrasi dasar.

* Memantau task, deadline, appointment, follow-up, dan pekerjaan yang belum selesai.

* Membantu komunikasi antara owner/management dengan pihak lokal.

* Membantu translation atau interpretation apabila diperlukan dan sesuai kemampuan bahasa kandidat.

* Melakukan research mengenai supplier, produk, jasa, harga, dan kebutuhan operasional lainnya.

* Menggunakan Google Workspace, WhatsApp, email, Google Maps, PDF tools, spreadsheet, dan aplikasi kerja lainnya.

* Menggunakan generative AI seperti ChatGPT untuk membantu research, translation, drafting, summarization, spreadsheet formulas, checklist, document preparation, dan produktivitas kerja lainnya.

* Memastikan informasi penting dari AI tetap diverifikasi melalui supplier, dokumen resmi, sumber primer, atau pihak terkait sebelum digunakan untuk keputusan penting.

* Membantu berbagai kebutuhan pre-opening Bistro Tapimoka dan, setelah bisnis beroperasi, membantu kebutuhan administrasi dan operasional sehari-hari.

* Menjaga kerahasiaan informasi bisnis dan komunikasi internal.

Digital, Technology & AI

Kami menganggap digital fluency sebagai kemampuan yang sangat penting untuk posisi ini.

Anda tidak harus sudah menjadi expert dalam semua aplikasi. Yang lebih penting adalah Anda tidak takut dengan teknologi, mampu belajar software baru dengan cepat, dan secara aktif menggunakan teknologi untuk bekerja lebih efektif.

Kami mengharapkan kandidat nyaman atau mampu belajar menggunakan Google Sheets, Google Docs, Google Drive, Gmail/email, Calendar, WhatsApp, Google Maps, online forms, PDF/document tools, online research tools, dan software bisnis lainnya.

Kemampuan menggunakan ChatGPT atau generative AI untuk pekerjaan merupakan nilai tambah yang penting.

Jika diperlukan untuk pekerjaan, Bistro Tapimoka akan menyediakan subscription ChatGPT berbayar. Kandidat tidak diwajibkan memiliki subscription pribadi.

Persyaratan Wajib

Kandidat harus:

memiliki SIM C yang masih berlaku, memiliki atau mempunyai akses tetap ke sepeda motor sendiri, mampu berkendara dengan aman, dan bersedia menggunakan sepeda motor untuk business errands di Surabaya.

bensin/perjalanan untuk penggunaan kendaraan dalam pekerjaan akan ditanggung atau direimburse oleh perusahaan sesuai kebijakan internal.

Kami juga mencari seseorang yang teliti, terorganisir, dapat dipercaya, mampu menjaga informasi rahasia, mampu bekerja secara mandiri, dan tidak membutuhkan instruksi langkah demi langkah untuk setiap tugas.

Kandidat Akan Memiliki Nilai Tambah Besar Jika Memiliki...

Pengalaman sebelumnya sebagai Executive Assistant, Personal Assistant, Secretary, Business Assistant, Operations Assistant, atau posisi administratif yang serupa.

Kemampuan Bahasa Inggris merupakan nilai tambah yang penting.

Kemampuan Bahasa Korea juga merupakan nilai tambah yang sangat dihargai.

Pengalaman sebelumnya di café, restaurant, hotel, hospitality, atau F&B akan menjadi nilai tambah.

Pengalaman dalam procurement, purchasing, vendor coordination, contractor coordination, bookkeeping, petty cash, invoice administration, atau office administration juga sangat relevan.

Kemampuan yang lebih advanced dalam Google Sheets, Excel, digital administration, document organization, atau AI-assisted workflow akan menjadi nilai tambah.

Pendidikan tinggi yang relevan seperti Business Administration, Management, Accounting, Finance, Hospitality Management, Office Administration, Secretarial Studies, Communication, Information Systems, atau bidang terkait juga akan dipertimbangkan secara positif.

Kandidat yang memiliki professional certificate atau training yang menurut kandidat relevan dengan posisi ini dipersilakan melampirkan atau membawanya saat proses seleksi.

Certificate akan dievaluasi secara case-by-case berdasarkan relevansi, kredibilitas penyelenggara, kedalaman materi, dan manfaatnya terhadap pekerjaan. Tidak ada fixed bonus hanya karena memiliki banyak certificate.

Kesempatan untuk Bertumbuh Bersama Bisnis

Bistro Tapimoka sedang dibangun dari tahap awal dengan tujuan menjadi bisnis yang profesional, sehat, dan berkelanjutan dalam jangka panjang.

Karena posisi ini bekerja dekat dengan owner/management, Anda akan mendapatkan exposure yang luas terhadap bagaimana sebuah bisnis benar-benar dijalankan.

Anda tidak hanya akan menerima task. Anda akan mempunyai kesempatan untuk memahami mengapa keputusan dibuat, bagaimana masalah bisnis dianalisis, bagaimana supplier dan vendor dikelola, bagaimana biaya dikontrol, dan bagaimana sistem operasional dibangun.

Kami tidak menjanjikan posisi atau title tertentu hanya berdasarkan lama bekerja.

Namun apabila bisnis berkembang, kami ingin orang-orang yang sejak awal terbukti capable, jujur, loyal, motivated, dan memberikan kontribusi nyata mempunyai kesempatan untuk berkembang bersama bisnis melalui peningkatan kemampuan, kepercayaan, tanggung jawab, dan peran profesional.

Kami tidak mengharapkan kandidat sudah mengetahui semuanya pada hari pertama.

Yang kami cari adalah seseorang dengan karakter, kemampuan belajar, dan motivasi yang membuat kami percaya bahwa dua atau tiga tahun dari sekarang, orang tersebut dapat menjadi jauh lebih capable dan memegang tanggung jawab yang jauh lebih besar dibandingkan ketika pertama kali bergabung.

Proses Seleksi

Kandidat yang lolos initial screening akan mengikuti interview berbasis situasi kerja nyata, bukan hanya pertanyaan interview standar.

Shortlisted candidates dapat diminta mengikuti practical assessment singkat, misalnya:

membandingkan beberapa quotation, merangkum percakapan vendor, menemukan masalah pada invoice, membuat spreadsheet sederhana, menulis pesan kepada supplier, melakukan research, atau menggunakan AI/digital tools untuk menyelesaikan sebuah tugas.

Kemampuan nyata akan menjadi faktor penting dalam proses seleksi.

Dokumen seperti SIM C, ijazah, dan certificate yang relevan dapat diminta untuk diverifikasi.

Lokasi & Employment

Lokasi: Surabaya Barat
Employment: Penuh waktu
Starting date: Secepat mungkin

Salary & Benefits

Salary: Rp5.34 juta sampai Rp6+ juta per bulan sesuai dengan kualifikasi, tergantung pengalaman, kemampuan bahasa, kemampuan teknis, dan overall suitability kandidat.

Work-related transportation/fuel akan direimburse sesuai kebijakan perusahaan dan bukan dianggap sebagai bagian dari gaji pokok.

Benefit dan employment arrangement lainnya akan dijelaskan selama proses recruitment.

Cara Melamar

Silakan kirim:

CV terbaru, informasi pendidikan, pengalaman kerja, kemampuan bahasa, software/digital tools yang biasa digunakan, dan certificate relevan apabila ada.

Dalam application Anda, mohon jelaskan secara singkat:

1. Mengapa posisi ini menarik bagi Anda?
2. Apa contoh situasi di mana Anda harus menyelesaikan masalah tanpa instruksi yang sangat detail?
3. Tools digital atau AI apa yang pernah Anda gunakan untuk bekerja atau belajar, dan bagaimana Anda menggunakannya?
4. Bahasa apa yang Anda kuasai dan pada level apa?
5. Apakah Anda memiliki SIM C dan sepeda motor yang dapat digunakan untuk kebutuhan pekerjaan?