Job description for Asisstant Project Manager IT at DMS Group
Assistant IT Project Manager
Job Overview
Kami sedang mencari Assistant IT Project Manager yang mampu mendukung pengelolaan proyek teknologi secara end-to-end, mulai dari perencanaan, pelaksanaan, monitoring, pengendalian risiko, hingga penyelesaian proyek.
Posisi ini akan bekerja secara dekat dengan Project Manager, tim Developer/Engineer, Product, Quality Assurance, dan stakeholder terkait untuk memastikan proyek berjalan sesuai scope, timeline, kualitas, dan target yang telah ditetapkan.
Responsibilities
1. Project Planning
* Membantu menyusun project plan, timeline, milestone, deliverables, dan prioritas pekerjaan.
* Melakukan breakdown scope proyek menjadi task dan sub-task yang dapat dieksekusi oleh tim.
* Mengidentifikasi resource, dependency, dan potensi hambatan sejak tahap perencanaan.
* Memastikan tim memahami target, timeline, scope, dan expected output proyek.
2. Project Execution & Monitoring
* Memantau progres proyek secara rutin.
* Melakukan follow-up terhadap task, PIC, deadline, dan blocker.
* Mengidentifikasi potensi keterlambatan atau deviasi proyek sejak dini.
* Membantu Project Manager menentukan tindakan korektif apabila terdapat hambatan.
* Menjaga project update, issue log, decision log, dan progress report secara terstruktur.
3. Risk Management
* Mengidentifikasi risiko teknis maupun non-teknis.
* Menilai impact dan probability dari setiap risiko.
* Membantu menyusun mitigation plan dan escalation plan.
* Memastikan risiko penting diinformasikan dan ditindaklanjuti secara proaktif.
4. Communication & Stakeholder Coordination
* Menjadi penghubung komunikasi antara Project Manager, tim teknis, dan stakeholder.
* Menyampaikan progress, blocker, perubahan scope, dan kebutuhan keputusan secara jelas.
* Melakukan follow-up secara tegas, profesional, dan solutif.
* Memastikan koordinasi antar tim berjalan efektif dan tidak terjadi miskomunikasi.
5. Team Facilitation
* Membantu memfasilitasi daily/weekly meeting, sprint planning, project review, retrospective, dan forum koordinasi lainnya.
* Menjaga diskusi tetap fokus pada target dan penyelesaian masalah.
* Membantu menghilangkan blocker yang menghambat produktivitas tim.
* Mendorong kolaborasi, accountability, dan ownership dalam tim.
6. Technical Understanding
* Memahami proses pengembangan software dan Software Development Life Cycle (SDLC).
* Mampu mengikuti diskusi mengenai development flow, bug, testing, API, database, deployment, infrastructure, dan technical dependency.
* Tidak wajib menjadi programmer, tetapi harus mampu memahami konteks teknis proyek.
* Mampu membantu menjembatani kebutuhan bisnis dan teknis.
7. Problem Solving
* Mampu mengidentifikasi root cause dari suatu kendala.
* Menyusun alternatif solusi berdasarkan urgency, impact, dan resource yang tersedia.
* Proaktif dalam menyelesaikan blocker tanpa selalu menunggu arahan.
* Mampu menentukan kapan isu dapat diselesaikan secara operasional dan kapan perlu dieskalasikan.
8. Leadership & Ownership
* Memiliki ownership yang kuat terhadap progres proyek.
* Mampu mengarahkan, mengingatkan, dan mendorong tim terhadap komitmen pekerjaan.
* Tegas terhadap timeline, kualitas, dan accountability.
* Mampu membantu mewakili Project Manager dalam koordinasi tertentu apabila diperlukan.
9. Project Management Methodology
* Memahami berbagai pendekatan pengelolaan proyek seperti:
* Agile
* Scrum
* Waterfall
* Hybrid Project Management
* Big Bang Implementation
* Memahami konsep Sprint, Backlog, User Story, Milestone, Scope, Change Request, UAT, Deployment, dan Project Closure.
* Mampu menyesuaikan metode pengerjaan berdasarkan karakteristik dan kebutuhan proyek.
Requirements
* Minimal S1 di bidang Information Technology, Information Systems, Computer Science, Engineering, Management, atau bidang terkait.
* Memiliki pengalaman di bidang IT Project Management, Project Coordination, Product, Software Development, atau posisi relevan menjadi nilai tambah.
* Fresh graduate dengan pengalaman organisasi atau proyek teknologi yang kuat dapat dipertimbangkan.
* Memahami Software Development Life Cycle (SDLC).
* Memahami Agile, Scrum, Waterfall, dan pendekatan project management lainnya.
* Memiliki kemampuan project planning, monitoring, risk management, dan problem solving yang baik.
* Memiliki kemampuan komunikasi dan stakeholder management yang baik.
* Tegas, terstruktur, detail-oriented, dan konsisten dalam melakukan follow-up.
* Memiliki leadership, ownership, dan sense of urgency.
* Mampu bekerja secara kolaboratif dengan berbagai fungsi dalam tim.
* Mampu memahami pembahasan teknis dengan Developer/Engineer.
* Familiar dengan Jira, Trello, ClickUp, Asana, Notion, atau tools sejenis menjadi nilai tambah.
* Memiliki kemampuan dokumentasi dan reporting yang baik.
Preferred Qualifications
* Pernah terlibat dalam proyek software, web application, mobile application, ERP, SaaS, atau enterprise system.
* Memahami dasar API, database, infrastructure/cloud, QA/testing, deployment, dan version control menjadi nilai tambah.
* Memiliki pengalaman memimpin meeting atau koordinasi lintas fungsi.
* Memahami risk register, project documentation, timeline management, dan change management.
* Sertifikasi Scrum, Agile, CAPM, PMP, atau sertifikasi Project Management lainnya menjadi nilai tambah.
Key Competencies
* Project Planning & Control
* Risk Management
* Communication
* Assertiveness
* Team Facilitation
* Technical Understanding
* Analytical & Problem Solving
* Leadership
* Ownership & Accountability
* Stakeholder Management
* Time & Priority Management
* Adaptability
Employment Details
* Employment Type: Contract / PKWT
* Contract Duration: 3 months
* Work Arrangement: Hybrid
* Work Schedule: 3 days Work From Office (WFO) and 2 days Work From Home (WFH) per week
* Working Days: Monday – Friday
* Work Location: [isi lokasi kantor]
Kandidat diharapkan fleksibel untuk hadir onsite apabila terdapat kebutuhan koordinasi proyek, meeting, testing, deployment, atau kebutuhan operasional lainnya.
Evaluasi performa akan dilakukan selama dan/atau pada akhir masa kontrak sebagai salah satu pertimbangan untuk kelanjutan hubungan kerja.
What We Are Looking For
Kami mencari kandidat yang bukan hanya mampu mengelola timeline dan dokumentasi proyek, tetapi juga memiliki ownership terhadap jalannya proyek.
Kandidat ideal mampu memahami kondisi proyek secara menyeluruh, aktif melakukan follow-up, mampu menghadapi blocker, nyaman berdiskusi dengan tim teknis, komunikatif, tegas, serta mampu menjaga koordinasi tim tetap berjalan tanpa melakukan micromanagement.
