Area Controller & Coordinator Bali

TUJUAN JABATAN

Area Controller & Coordinator (ACC) POS adalah penanggung jawab utama atas kondisi, standar, dan kinerja seluruh POS di area yang dikelolanya. Jabatan ini memimpin dan mengarahkan tim Merchandiser melalui agenda kerja yang terencana, menjadi penghubung utama dengan PIC POS, serta memastikan setiap freezer tampil sesuai standar, stok terestimasi dengan akurat, produk return terkendali, dan freezer terpelihara dengan baik.

ACC POS bekerja lintas fungsi bersama Data Analis, Operational, dan MEP — dari identifikasi masalah di lapangan hingga memastikan penyelesaiannya tuntas, dengan audit langsung ke lapangan sebagai alat kontrol utama.

PRINSIP UTAMA JABATAN

Lima prinsip yang tidak dapat dikompromikan:

1. Agenda bukan reaktif — agenda kerja MD disusun proaktif setiap minggu berdasarkan data dan kondisi POS, bukan menunggu masalah muncul.

2. Satu pintu untuk PIC POS — seluruh komunikasi masalah dengan PIC POS (melted, menu baru, maintenance) dikelola dan diketahui oleh ACC POS hingga closing.

3. Standar visual tanpa kompromi — setiap freezer wajib tampil sesuai standar Paletaswey — bersih, rapi, sticker lengkap, suhu aman, FEFO.

4. Data harus jujur — estimasi stok dan laporan product return wajib sesuai kondisi nyata di lapangan, tanpa perubahan atau manipulasi.

5. Dokumentasi adalah bukti — semua kunjungan, audit, temuan, dan return wajib tercatat. Yang tidak tercatat dianggap tidak terjadi.

TANGGUNG JAWAB UTAMA

A. Agenda Kerja & Supervisi Merchandiser (MD)

01 Menyusun agenda kerja MD secara mingguan dan terstruktur — rute kunjungan, frekuensi kunjungan per POS, serta prioritas POS berdasarkan data penjualan, kondisi stok, dan temuan audit sebelumnya.

02 Mendistribusikan agenda kerja kepada seluruh MD sebelum minggu berjalan dimulai, serta menyesuaikan agenda jika terdapat kebutuhan mendesak (POS baru, kasus melted, freezer bermasalah, atau peluncuran rasa baru).

03 Memastikan MD menjalankan checklist kunjungan POS secara lengkap: suhu freezer, kebersihan, FEFO, display, kondisi aset, dan pengisian estimasi stok.

04 Menerima, memeriksa, dan mengarsipkan seluruh formulir/laporan kunjungan MD, termasuk foto dan video freezer.

05 Mengadakan briefing dan meeting mingguan dengan tim MD — evaluasi temuan, arahan korektif, dan sosialisasi standar atau produk baru.

06 Melakukan evaluasi kinerja MD secara berkala (kedisiplinan, kepatuhan agenda, akurasi data) dan melaporkan hasilnya kepada National Head of Controller & Coordinator.

B. Komunikasi & Koordinasi dengan PIC POS

01 Menjadi penghubung utama perusahaan dengan PIC POS untuk seluruh masalah operasional di POS, dan memastikan setiap kasus memiliki status yang jelas (Open / In Progress / Done) sampai tuntas.

02 Mengkomunikasikan dan menyelesaikan permasalahan bersama PIC POS, antara lain:

• Kasus produk melted — klarifikasi penyebab (listrik padam, freezer dicabut, pintu freezer terbuka, overload, dll.), dokumentasi, dan kesepakatan tindak lanjut.

• Penambahan menu atau varian rasa baru — penyampaian informasi produk, kesepakatan penempatan di freezer, serta koordinasi stok awal bersama Data Analis.

• Kebutuhan maintenance freezer — penjadwalan kunjungan teknisi agar tidak mengganggu operasional POS.

• Keluhan atau permintaan lain dari POS terkait produk, display, maupun pelayanan MD.

03 Mengedukasi PIC POS mengenai standar penggunaan freezer: tidak mencabut kabel, tidak menaruh barang lain di dalam freezer, menjaga sirkulasi udara, serta menjaga kebersihan area freezer.

04 Menjaga hubungan kerja yang baik dan profesional dengan PIC POS sebagai mitra konsinyasi maupun beli putus.

C. Standar Visual Freezer & Display Produk

01 Memastikan seluruh freezer di POS terlihat sesuai standar visual merchandising perusahaan, meliputi:

• Display produk rapi, bersih, tersusun sesuai planogram, dan mengikuti sistem FEFO/FIFO.

• Kelengkapan visual: backsplash, sticker flavor, sticker freezer, sticker halal, dan sticker “keep it close, makes you happy”.

• Sticker flavor dan price tag utuh, tidak rusak, dan tidak hilang.

• Termometer analog terpasang, terlihat, dan berfungsi dengan baik; suhu freezer dalam batas aman.

• Kabel colokan freezer tertata rapi dan tertutup dengan baik (terlakban).

• Posisi freezer memiliki sirkulasi udara yang baik dan area sekitar freezer bersih.

• Tidak ada produk nearly expired maupun expired di freezer

02 Memastikan video dan foto yang dikirimkan MD memenuhi persyaratan — tampilan lengkap freezer (bagian luar, bawah, samping, dan area display).

03 Menindaklanjuti setiap ketidaksesuaian visual secara langsung — memberi arahan korektif kepada MD dan memastikan perbaikan selesai pada kunjungan berikutnya.

04 Mengajukan kebutuhan material visual (sticker, backsplash, price tag) yang rusak atau hilang sesuai prosedur yang berlaku.

D. Audit POS Lapangan

01 Melakukan audit langsung ke minimal 10 (sepuluh) titik POS per hari sesuai jadwal audit yang telah disusun, sehingga seluruh POS di area teraudit secara bergilir.

02 Memverifikasi kondisi lapangan secara langsung — membandingkan hasil audit dengan laporan MD untuk memastikan laporan MD akurat dan tidak dimanipulasi.

03 Mengaudit kepatuhan standar: visual freezer, suhu, kebersihan, FEFO, stok fisik vs. data, kondisi aset, serta produk return yang belum ditarik.

04 Mendokumentasikan hasil audit (foto/video, checklist, temuan) dan memasukkan temuan ke dalam rencana tindak lanjut beserta penanggung jawab dan tenggat waktunya.

Catatan: Pemilihan titik audit diprioritaskan pada POS dengan temuan berulang, penjualan menurun, kasus melted/return tinggi, atau POS baru.

E. Kolaborasi dengan Data Analis — Estimasi Stok & Kinerja MD

01 Berkolaborasi dengan Data Analis dalam memantau kinerja MD di lapangan, khususnya akurasi penulisan estimasi stok di setiap POS.

02 Memastikan MD menulis estimasi stok berdasarkan kondisi fisik aktual dan tren penjualan POS, sehingga kebutuhan pengiriman dapat dihitung dengan tepat (tidak overstock maupun out of stock).

F. Product Return Control

01 Menyusun laporan product return secara lengkap dan berkala berdasarkan kategori penyebab:

• produk reject (defect) — kemasan rusak, bentuk tidak sesuai, stick patah, dll.

• Melted — produk meleleh akibat gangguan suhu atau freezer.

• Icing — terbentuknya kristal es/bunga es pada produk.

02 Memastikan setiap return tercatat lengkap: jumlah, varian, kondisi, alasan return, asal POS, tanggal, serta dokumentasi foto.

03 Bekerja sama dengan tim Operational dalam menyusun strategi dan jadwal penarikan produk return dari POS — efisien dari sisi rute dan tidak melewati batas waktu yang ditentukan.

04 Memastikan tidak ada penumpukan produk return di POS dan tidak ada produk return yang ditarik tanpa dokumen retur yang valid.

05 Menganalisa tren return per POS dan per penyebab (misalnya melted berulang di POS tertentu atau icing pada freezer tertentu) dan mengusulkan tindakan pencegahan.

06 Memastikan laporan product return sesuai data nyata di lapangan tanpa adanya perubahan atau manipulasi.

Catatan: Return yang tidak terdokumentasi adalah akar dari komplain customer konsinyasi. Tidak ada toleransi untuk return tanpa data.

G. Maintenance Freezer & Koordinasi MEP

01 Memantau kondisi seluruh freezer di POS — memastikan tidak ada freezer yang over heating, bocor, berbunga es berlebihan, atau beroperasi di luar standar suhu.

02 Berkoordinasi dengan tim MEP apabila terdapat kebutuhan maintenance khusus pada freezer (perbaikan, penggantian komponen, pemindahan, atau penggantian unit).

03 Menyusun jadwal maintenance preventif freezer bersama MEP dan mengkomunikasikan jadwal tersebut kepada PIC POS.

04 Memastikan pekerjaan MEP selesai sesuai standar dan memverifikasi kondisi freezer setelah perbaikan.

05 Melakukan analisa root cause atas kerusakan freezer atau kasus melted berulang, serta memastikan langkah pencegahan dijalankan.

06 Memastikan seluruh freezer dan aset di POS tercatat dan termonitor keberadaan serta kondisinya.

H. Pelaporan

01 Menginput dan memperbarui seluruh aktivitas, temuan audit, kasus PIC POS, dan status penyelesaian secara haria

02 Menyampaikan laporan harian kepada National Head of Controller & Coordinator: jumlah POS teraudit, temuan utama, kasus masuk, status (Open / In Progress / Done), dan kendala.

03 Mengumpulkan laporan mingguan — hasil audit, agenda kerja MD minggu berikutnya, rekap product return, dan rekap maintenance freezer — setiap hari Sabtu pukul 14.00 waktu setempat.

04 Menyampaikan review bulanan performa area beserta rekomendasi perbaikan.

KUALIFIKASI

• Pendidikan minimal D3/S1 jurusan Manajemen, Bisnis, Pemasaran, atau bidang terkait.

• Pengalaman minimal 2–3 tahun di bidang merchandising, retail/FMCG operation, atau supervisi lapangan, dengan pengalaman memimpin tim.

• Memahami prinsip visual merchandising, FEFO/FIFO, dan pengelolaan produk beku (frozen food / ice cream) menjadi nilai tambah.

• Mampu berkomunikasi dan bernegosiasi dengan baik dengan mitra/PIC POS.

• Teliti, analitis, dan terbiasa bekerja dengan data (Microsoft Excel / Google Sheets; Odoo menjadi nilai tambah).

• Mampu bekerja di lapangan dengan mobilitas tinggi (audit 10 POS per hari), memiliki kendaraan dan SIM aktif.

• Disiplin, jujur, berintegritas, dan berorientasi pada penyelesaian masalah.