Job description for Administration at PT Global Futura Sinergi
Posisi ini bertanggung jawab mendukung kebutuhan administrasi dan operasional Holding Company, termasuk pengelolaan dokumen, data, serta koordinasi kebutuhan administratif dengan anak perusahaan dan pihak terkait. Posisi ini membutuhkan kemampuan administrasi yang kuat, ketelitian, serta kemampuan untuk mengelola beberapa kebutuhan dan prioritas secara bersamaan.
Key Responsibilities
A. Administrasi Holding & Anak Perusahaan
- Menyiapkan dan mengelola dokumen administrasi holding dan anak perusahaan, seperti surat-menyurat, BAST, berita acara, dokumen serah terima, dan dokumen pendukung lainnya.
- Melakukan input, update, dan rekap data administrasi secara berkala.
- Membantu memastikan kelengkapan dan keteraturan dokumen masing-masing anak perusahaan.
- Melakukan filing dan document control untuk dokumen fisik maupun digital.
- Membantu monitoring dokumen yang membutuhkan approval, tanda tangan, atau follow-up.
- Menjaga dokumen agar tersusun rapi, mudah dicari, dan up-to-date.
B. Koordinasi Operasional
- Berkoordinasi dengan anak perusahaan, vendor, building management, driver, OB, dan pihak terkait untuk kebutuhan administrasi dan operasional.
- Menindaklanjuti kebutuhan administrasi dari masing-masing anak perusahaan sesuai arahan.
- Menjadi support administratif untuk kebutuhan lintas fungsi di holding.
C. Reporting & Document Control
- Membantu menyiapkan rekap dan laporan administratif secara berkala.
- Menjaga database dan dokumen administrasi agar selalu ter-update.
- Membantu menyiapkan dokumen atau data yang dibutuhkan untuk kebutuhan internal, audit, maupun reporting management.
- Memastikan dokumen tersimpan sesuai struktur dan standar filing perusahaan.
Job Qualifications
Wajib
- Teliti, rapi, dan memiliki kemampuan administrasi yang kuat.
- Terbiasa mengelola dokumen dan data dari beberapa pihak/divisi.
- Mahir menggunakan Microsoft Excel/Google Sheets untuk kebutuhan rekap dan pengolahan data.
- Terbiasa menggunakan Microsoft Office/Google Workspace.
- Mampu bekerja dengan cepat, responsif, dan terbiasa dengan deadline.
- Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik.
- Mampu mengatur prioritas dan menangani beberapa pekerjaan secara bersamaan.
