Administration and Reception Staff

Administration & Reception Staff

Yokomine Preschool & Kindergarten

Ringkasan Posisi

Administration & Reception Staff bertanggung jawab dalam mendukung kelancaran operasional sekolah melalui pengelolaan administrasi yang rapi, akurat, dan sistematis. Posisi ini juga berperan sebagai garda terdepan sekolah, menjadi titik kontak pertama bagi orang tua, tamu, dan pihak eksternal, serta merepresentasikan nilai profesionalisme, ketenangan, dan keramahan Yokomine Preschool & Kindergarten.

Persyaratan

• Pendidikan minimal Diploma (D3) atau Sarjana (S1) dari semua jurusan.
• Terbuka untuk Fresh Graduates yang memiliki ketelitian dan etos kerja tinggi.
• Menguasai Microsoft Word dan Microsoft Excel dengan baik, termasuk:
• Formula dan fungsi dasar–menengah
• Pengolahan data
• Pivot Table
• Memiliki kemampuan tinggi dalam berbahasa Indonesia.
• Memiliki kemampuan dasar Bahasa Inggris (lisan dan tulisan).
• Familiar dengan Adobe Illustrator menjadi nilai tambah.
• Teliti, terorganisir, dan mampu menjaga kerahasiaan data.
• Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan sikap profesional.
• Ramah, sabar, serta mampu menangani orang tua dengan tenang dan empatik.
• Memiliki semangat belajar dan berkembang secara berkelanjutan.
• Berinisiatif dan mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.

Deskripsi Pekerjaan

A. Administrasi Operasional

• Mengatur dan mengelola jadwal rapat, termasuk pembuatan notulen dan dokumentasi.
• Memelihara, mengarsipkan, dan memperbarui data sekolah (elektronik dan fisik) secara sistematis.
• Menyiapkan dan mendistribusikan dokumen, laporan, surat-menyurat, serta informasi internal maupun eksternal.
• Mengelola permintaan dan pengadaan perlengkapan kantor.
• Mendukung kebutuhan administratif kepala sekolah dan manajemen.
• Memastikan seluruh dokumen tersimpan dengan rapi dan mudah ditelusuri.

B. Reception (Front Office) & Parent Communication

• Menjadi titik kontak pertama bagi orang tua dan tamu sekolah.
• Menjawab telepon, WhatsApp, dan pertanyaan langsung dengan sopan, jelas, dan profesional.
• Menerima dan mengarahkan tamu sesuai prosedur sekolah.
• Membantu orang tua dalam kebutuhan administrasi (formulir, pembayaran, informasi jadwal, dll.).
• Menjaga area resepsionis tetap rapi, tertata, dan representatif.
• Menyampaikan informasi sekolah dengan akurat dan konsisten sesuai kebijakan manajemen.

Karakter yang Diharapkan

• Rapi dan sistematis.
• Tenang di bawah tekanan.
• Mampu multitasking.
• Memiliki inisiatif.
• Menjunjung tinggi integritas dan kerahasiaan.
• Memiliki semangat pelayanan (service-oriented mindset).