Administrasi Arsip

Tugas dan Tanggung Jawab:

1. Pengelolaan Dokumen

• Menerima, memeriksa, dan mencatat dokumen yang masuk dan keluar.
• Mengelola sistem penyimpanan dokumen fisik maupun digital.
• Mengklasifikasikan dokumen sesuai kategori dan nomor dokumen.
• Memastikan dokumen tersimpan dengan rapi dan mudah ditemukan.

2. Administrasi Dokumen

• Melakukan input dan update data dokumen ke dalam database atau sistem perusahaan.
• Menyiapkan dokumen yang diperlukan oleh departemen terkait.
• Membuat daftar induk dokumen (Master Document List).
• Memastikan kelengkapan dokumen sebelum didistribusikan.

3. Pengendalian Dokumen (Document Control)

• Mengelola nomor dokumen dan revisi dokumen.
• Memastikan penggunaan dokumen versi terbaru.
• Mengontrol distribusi dan penerimaan dokumen.
• Menarik dokumen yang sudah tidak berlaku (obsolete document).

4. Monitoring dan Pelaporan

• Menyusun laporan status dokumen secara berkala.
• Memantau masa berlaku dokumen tertentu seperti kontrak, perizinan, sertifikat, dan legalitas perusahaan.
• Melaporkan dokumen yang belum lengkap atau terlambat diserahkan.

5. Keamanan Dokumen

• Menjaga kerahasiaan data dan dokumen perusahaan.
• Melakukan backup dokumen digital secara berkala.
• Memastikan dokumen penting terlindungi dari kehilangan atau kerusakan.

Kualifikasi:

1. Pendidikan minimal SMA/SMAK Administrasi, Manajemen, Kearsipan, atau bidang terkait.
2. Pengalaman minimal 1 tahun sebagai Admin Dokumen, Document Controller, atau posisi administrasi lainnya.
3. Menguasai Microsoft Office terutama Excel dan Word.
4. Memahami sistem filing dan document control.
5. Teliti, rapi, disiplin, dan memiliki kemampuan administrasi yang baik.
6. Mampu bekerja dengan target dan deadline.