Job description for Admin at PT Aspha Motora Collabor
*Job Description (Tugas dan Tanggung Jawab)
1. Mengelola administrasi penjualan unit jetski dan sparepart, termasuk:
- Pembuatan quotation, invoice, dan surat jalan.
- Pengarsipan dokumen penjualan dan data pelanggan.
- Input data transaksi ke sistem administrasi perusahaan.
2. Mendukung administrasi pelayanan purna jual:
- Menjadwalkan service dan maintenance unit pelanggan.
- Mengelola database service history pelanggan.
- Menindaklanjuti pengingat jadwal servis berkala kepada pelanggan.
3. Mengelola administrasi stok:
- Mencatat Stock keluar masuk unit, sparepart, dan perlengkapan operasional.
- Melakukan rekonsiliasi data stok dengan tim operasional dan teknisi.
- Melakukan SO sparepart gudang
- Melakukan SO unit + apparel di pantai
4. Menyiapkan laporan administrasi dan operasional untuk manajemen secara berkala.
5. Berkoordinasi dengan tim sales, teknisi, dan operasional guna memastikan kelancaran proses bisnis.
6. Menangani komunikasi administratif dengan pelanggan melalui telepon, WhatsApp, email, dan media komunikasi lainnya.
7. Membantu proses pengadaan atau purchase order (PO) kebutuhan operasional kantor terutama terkait pesan sparepart + unit.
9. Membuat proforma invoice (penawaran) terkait pembelian sparepart + penawaran service
10. Membuat invoice atas penjualan unit, pembelian sparepart, service unit
11. Membuat pengajuan BBM stock AMC yang biasanya digunakan oleh owner
*Kualifikasi
- Pria/Wanita
- Pendidikan minimal D3/S1 semua jurusan (Administrasi Bisnis, Manajemen, Akuntansi, atau bidang terkait lebih disukai).
- Memiliki pengalaman minimal 1 tahun sebagai Staff Admin, Admin Operasional, atau posisi sejenis.
- Domisili Kota Semarang, Jawa Tengah
- Penempatan di POJ City Semarang
*Kemampuan Teknis
- Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, dan PowerPoint).
- Mampu mengoperasikan Google Workspace (Google Sheets, Docs, Drive).
- Memiliki kemampuan membuat laporan dan mengolah data menggunakan Excel.
- Terbiasa melakukan pengarsipan dokumen secara digital maupun fisik.
- Memahami dasar administrasi penjualan dan administrasi operasional.
