Job description for admin at PT Infinity Trans Indonesia (Infinitrans)
Tugas pokok administrasi meliputi:
•Mengelola dokumen kendaraan
•Arsip STNK, BPKB, KIR, dan dokumen asuransi.
•Memantau masa berlaku pajak, KIR, dan asuransi.
•Administrasi penyewaan
•Membuat kontrak sewa.
•Menyiapkan surat jalan, berita acara serah terima kendaraan, dan invoice.
•Mengarsipkan seluruh dokumen penyewaan.
•Input dan pengelolaan data
•Memasukkan data pelanggan.
•Memperbarui status armada (tersedia, disewa, servis).
•Membuat database kendaraan.
•Administrasi keuangan
•Membuat tagihan (invoice).
•Mencatat pembayaran pelanggan.
•Melakukan rekap pemasukan dan piutang.
•Koordinasi operasional
•Menjadwalkan penggunaan kendaraan.
•Berkoordinasi dengan driver dan tim operasional.
•Mengatur jadwal servis berkala armada.
•Pelayanan pelanggan
•Menjawab pertanyaan pelanggan.
•Menangani reservasi.
•Menindaklanjuti keluhan administrasi.
•Pembuatan laporan
•Laporan penyewaan harian, mingguan, dan bulanan.
•Laporan pendapatan.
•Laporan utilisasi armada.
•Skill yang biasanya dibutuhkan
•Menguasai Microsoft Excel dan Word.
•Teliti dalam pengarsipan dokumen.
•Komunikasi yang baik.
•Mampu mengoperasikan sistem administrasi atau ERP jika perusahaan menggunakannya.
•Mampu bekerja dengan target dan tenggat waktu.
