Job description for ADMIN at Ikonsultan Inovatama
RESPONSIBILITY:
- Mendukung kegiatan administrasi proyek sesuai arahan Project Manager/PMO/Bank.
- Mengelola, memperbarui, dan memastikan kerapian serta kelengkapan dokumen proyek.
- Mengatur kebutuhan meeting, termasuk jadwal, undangan, daftar hadir, notulen, dan dokumentasi.
- Melakukan input, validasi, dan pembaruan data proyek seperti resource, progres, dan action items.
- Mengumpulkan dan mengonsolidasikan timesheet, activity report, progress report, serta dokumen administratif lainnya.
- Melakukan koordinasi administratif dengan tim internal, vendor, dan stakeholder terkait.
- Melakukan filing, tracking, dan monitoring dokumen sesuai standar dokumentasi dan governance Bank.
- Mendukung administrasi onboarding serta pengkinian data dan dokumen resource.
- Menyiapkan rekapitulasi, laporan administrasi, dan dokumen pendukung sesuai kebutuhan proyek.
- Melaksanakan tugas administratif lainnya yang relevan dengan pelaksanaan Project.
QUALIFICATION:
- Minimal D3/S1 dari jurusan Administrasi, Manajemen, TI, Sistem Informasi, Sekretari, atau bidang relevan.
- Minimal 1 tahun pengalaman di bidang administrasi, project administration/support, document control, atau posisi sejenis.
- Menguasai Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).
- Terampil dalam administrasi, pengelolaan dokumen, filing, dan data entry.
- Teliti dan mampu mengelola data/dokumen secara rapi, akurat, dan terstruktur.
- Memiliki kemampuan komunikasi, koordinasi, dan manajemen waktu yang baik.
- Mampu mendukung kebutuhan meeting, seperti notulen, daftar hadir, action item, dan dokumen pendukung.
- Mampu bekerja mandiri maupun dalam tim serta mengikuti arahan Project Manager/PMO.
- Bertanggung jawab, disiplin, detail-oriented, dan mampu menangani beberapa aktivitas secara bersamaan.
