Job description for Admin Warehouse / Admin Gudang at HILLpark SIBOLANGIT
Tugas dan Tanggung Jawab Utama
1. Administrasi Barang Masuk
Mencatat seluruh barang masuk ke sistem/database.
Memeriksa kesesuaian barang dengan:
- Purchase Order (PO)
- Surat Jalan
- Faktur
- Membuat dokumen penerimaan barang.
- Menginput data stok secara real-time.
- Berkoordinasi dengan tim receiving dan purchasing jika ada selisih barang.
2. Administrasi Barang Keluar
- Memproses dokumen pengeluaran barang.
- Membuat surat jalan dan dokumen pengiriman.
- Menginput data barang keluar ke sistem.
- Memastikan jumlah barang sesuai dengan permintaan/divisi terkait.
- Mengarsipkan bukti pengeluaran barang.
3. Kontrol dan Monitoring Stok
- Memastikan data stok fisik dan sistem selalu sesuai.
- Melakukan stock opname harian, mingguan, atau bulanan.
- Membuat laporan selisih stok apabila ditemukan perbedaan.
- Mengontrol minimum stock dan memberikan informasi restock kepada atasan.
- Memantau barang rusak, expired, atau slow moving.
4. Pengelolaan Data dan Dokumen
Mengarsipkan dokumen gudang secara rapi dan sistematis.
Mengelola:
- Surat jalan
- Invoice
- PO
- Form retur
- Dokumen stok
- Memastikan data administrasi mudah dicari dan aman disimpan.
- Membuat laporan administrasi gudang secara berkala.
5. Pembuatan Laporan
Membuat laporan:
- Stok barang
- Barang masuk dan keluar
- Selisih stok
- Retur barang
- Aktivitas gudang harian/mingguan/bulanan
- Menyampaikan laporan kepada Supervisor/Manager Warehouse.
- Mengolah data menggunakan Excel atau sistem ERP/WMS.
6. Koordinasi Operasional
Berkoordinasi dengan:
- Tim warehouse
- Purchasing
- Produksi
- Sales
- Logistic/Delivery
- Membantu memastikan proses distribusi berjalan lancar.
- Menjadi penghubung administrasi antara gudang dan departemen lain.
7. Penggunaan Sistem dan Teknologi
Mengoperasikan:
- Microsoft Excel
- ERP System
- Warehouse Management System (WMS)
- Melakukan input dan update data secara akurat.
- Memastikan tidak ada kesalahan entry data.
8. Kepatuhan dan Kedisiplinan
- Mematuhi SOP perusahaan dan prosedur gudang.
- Menjaga kerahasiaan data stok dan perusahaan.
- Memastikan administrasi sesuai audit internal maupun eksternal.
- Menjaga kerapihan area administrasi gudang.
Kualifikasi yang Dibutuhkan
- Pendidikan Minimal SMA/SMA (Diutamakan D3/S1 Administrasi, Logistik, atau Manajemen)
- Pengalaman minimal 1 tahun di bidang warehouse/admin gudang (lebih disukai)
- Kemampuan Teliti dan detail
- Mampu mengoperasikan Microsoft Excel
- Memahami alur keluar masuk barang
- Mampu bekerja dengan target dan deadline
- Memiliki kemampuan komunikasi yang baik
- Mampu bekerja individu maupun tim
- Siap bekerja Dibawa Tekanan
Skill yang Harus Dimiliki
- Data entry cepat dan akurat
- Administrasi dokumen
- Stock control
- Pengarsipan, Problem solving, Time management
- Penggunaan rumus Excel dasar hingga menengah: VLOOKUP/XLOOKUP, Pivot Table, IF Formula, SUMIF
- KPI (Key Performance Indicator) Admin Warehouse
- Akurasi stok barang
- Ketepatan input data
- Ketepatan laporan
- Minim kesalahan administrasi
- Kecepatan proses dokumen
- Kerapihan arsip data
