Job description for Admin Training Distribusi at PT Indoraya Sejahtera Group
Tujuan Jabatan
Menjalankan seluruh administrasi, logistik, dan pendataan kegiatan training AO Kediri secara tertib, akurat, dan tepat waktu, sehingga program training berjalan lancar dan datanya siap dipakai untuk evaluasi kinerja tenaga penjualan.
Tugas dan Tanggung Jawab
A. Persiapan training
1. Menyusun jadwal training detail berdasarkan kalender dari SPV Training dan mengirim undangan ke peserta serta supervisor sales.
2. Menyiapkan ruang, perangkat (proyektor, sound, laptop), alat peraga, sampel produk, dan konsumsi.
3. Menggandakan modul, lembar kerja, pre-test/post-test, dan formulir evaluasi.
4. Mengajukan kebutuhan dana training ke bagian keuangan AO dan menyimpan bukti pengeluaran.
B. Pelaksanaan
1. Mengelola daftar hadir, kartu nama peserta, dan registrasi ulang.
2. Mendokumentasikan kegiatan (foto, video singkat, notulen) sebagai bukti pelaksanaan.
3. Membantu jalannya sesi: pembagian materi, pengaturan waktu, dan pengumpulan lembar tes.
C. Pendataan dan pelaporan
1. Mengoreksi dan merekap nilai pre-test/post-test serta hasil evaluasi peserta.
2. Memperbarui database training per karyawan: training yang diikuti, tanggal, nilai, status lulus/remedial, dan sertifikat.
3. Merekap data pencapaian peserta pasca training (dari laporan sales) sesuai format yang ditetapkan SPV Training.
4. Menyusun draf laporan training mingguan dan bulanan untuk diperiksa SPV Training.
5. Membuat dan mendistribusikan sertifikat atau surat keterangan training.
D. Arsip dan koordinasi
1. Mengarsipkan modul, daftar hadir, hasil tes, dan dokumentasi secara fisik dan digital dengan penamaan file yang seragam.
2. Mengingatkan karyawan baru dan supervisor terkait jadwal induksi, remedial, dan refreshment.
3. Berkoordinasi dengan admin HR/Personalia untuk data karyawan baru, mutasi, dan karyawan keluar.
4. Mengelola stok materi cetak, alat peraga, dan inventaris training.
5. Melaksanakan tugas lain yang relevan dari atasan.
Wewenang
• Meminta konfirmasi kehadiran peserta kepada supervisor sales.
• Mengakses dan memperbarui database training AO Kediri.
Kualifikasi
• Pendidikan minimal SMA/SMK sederajat, diutamakan D3 Administrasi/Manajemen.
• Pengalaman minimal 1 tahun di bidang administrasi; pengalaman di HR, training, atau depo distribusi menjadi nilai tambah. Fresh graduate dipertimbangkan.
• Mahir Microsoft Excel (rumus dasar, rekap data, pivot sederhana), Word, dan PowerPoint.
• Teliti, rapi, tertib dokumen, dan mampu menjaga kerahasiaan data.
• Komunikatif dan mampu bekerja sama dengan tim sales.
• Berdomisili di Kediri atau sekitarnya.
