Job description for Admin Staff at PT. Eyelovin Cantika Indonesia
ADMIN STAFF – BATTERDAYS
Tujuan Jabatan
Melaksanakan kegiatan administrasi operasional dan pelayanan pelanggan, termasuk menerima dan mencatat pesanan, memastikan kelengkapan informasi pesanan, serta melakukan koordinasi dengan tim terkait agar pesanan dapat diproses dengan tepat dan tepat waktu.
Tanggung Jawab Utama
1. Menerima Pesanan Pelanggan
* Menerima pesanan pelanggan melalui WhatsApp, telepon, marketplace, atau channel penjualan lainnya.
* Mencatat detail pesanan dengan lengkap dan akurat, termasuk jenis produk, jumlah, harga, waktu pengambilan/pengiriman, dan informasi pelanggan.
* Memastikan ketersediaan produk dan menginformasikan kepada pelanggan apabila terdapat perubahan atau kendala.
* Mengonfirmasi pesanan kepada pelanggan sebelum diproses.
* Meneruskan detail pesanan kepada tim produksi/kitchen/packing untuk diproses.
* Melakukan follow-up terhadap status pesanan sampai selesai.
2. Administrasi Penjualan
* Membuat dan menginput sales order, invoice, atau dokumen administrasi penjualan lainnya.
* Memastikan data transaksi dan pembayaran tercatat dengan benar.
* Melakukan rekap pesanan harian dan membuat laporan penjualan sesuai kebutuhan.
3. Customer Service
* Memberikan informasi mengenai produk, harga, promo, ketersediaan, dan ketentuan pemesanan kepada pelanggan.
* Menangani pertanyaan, permintaan, dan keluhan pelanggan dengan ramah dan profesional.
* Melakukan follow-up pelanggan terkait pesanan yang belum lengkap atau belum terkonfirmasi.
4. Koordinasi Operasional
* Berkoordinasi dengan tim kitchen/produksi, packing, delivery, dan finance terkait pesanan pelanggan.
* Memastikan informasi pesanan yang diteruskan kepada tim internal sesuai dengan pesanan pelanggan.
* Membantu memastikan pesanan selesai sesuai jadwal yang telah disepakati.
5. Administrasi Umum
* Melakukan filing dan pengarsipan dokumen administrasi.
* Menjaga kerapihan dan akurasi database pelanggan serta data transaksi.
* Membantu pekerjaan administrasi lainnya sesuai kebutuhan operasional Batterdays.
Kualifikasi
* Pendidikan minimal SMA/SMK
* Pengalaman sebagai Admin/Customer Service/F&B Admin menjadi nilai tambah.
* Mampu mengoperasikan Microsoft Office/Google Workspace.
* Berpenampilan menarik, teliti, rapi, komunikatif, dan mampu bekerja dengan cepat.
* Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dengan pelanggan dan tim internal.
* Mampu bekerja secara multitasking dan di bawah tekanan.
* Bersedia bekerja sesuai kebutuhan operasional F&B.
