Job description for Admin Staff at PT Digdaya Mandiri Sinergi
Gambaran Umum Pekerjaan
Kami mencari seorang Admin Staf yang terorganisir dan detail-oriented untuk bergabung dengan tim administrasi kami di Jakarta Selatan. Sebagai Admin Staf, Anda akan menjadi tulang punggung operasional kantor kami, memberikan dukungan administratif yang komprehensif untuk memastikan kelancaran fungsi perkantoran sehari-hari. Posisi ini memainkan peran penting dalam mendukung produktivitas tim dengan mengelola tugas-tugas administratif, koordinasi, dan komunikasi internal maupun eksternal. Anda akan bekerja di lokasi Jakarta Selatan dan bertanggung jawab untuk membantu berbagai departemen dalam mencapai efisiensi operasional maksimal.
Tanggung Jawab Utama
- Mengelola surat masuk dan keluar, termasuk penyortiran, distribusi, dan pengarsipan dokumen sesuai prosedur perusahaan.
- Menyelenggarakan dan memelihara sistem pengajuan dokumen, baik sistem fisik maupun digital, untuk memastikan akses informasi yang mudah
- Mendukung penjadwalan rapat, termasuk mengatur ruang pertemuan, menyiapkan perlengkapan, dan mengirimkan pengingat kepada peserta.
- Membantu manajemen dengan persiapan laporan, presentasi, dan materi administratif lainnya yang diperlukan
- Menangani panggilan telepon dan email, serta menyampaikan pesan dengan akurat dan tepat waktu
- Melakukan tugas data entry dengan akurat dan menjaga integritas data di berbagai sistem komputer.
- Membantu dalam pemeliharaan inventaris kantor dan pengelolaan persediaan perlengkapan kerja
- Mendukung koordinasi antardepartemen dan memfasilitasi komunikasi internal yang efektif.
- Menyelesaikan proyek administratif khusus dan tugas ad hoc sesuai kebutuhan manajemen.
Keterampilan, Kualifikasi, dan Pengalaman yang Dibutuhkan
- Pendidikan minimal Sekolah Menengah Atas (SMA) atau setara, dengan preferensi untuk lulusan Diploma dalam Administrasi atau bidang terkait.
- Pengalaman minimal 2-3 tahun dalam posisi administratif, asisten administratif, atau peran dukungan kantor serupa.
- Keterampilan komunikasi tertulis dan lisan yang sangat baik dalam Bahasa Indonesia, dengan kemampuan Bahasa Inggris yang baik sebagai nilai tambah.
- Penguasaan sistem komputer dan software kantor standar, termasuk Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Kemampuan pengelolaan waktu yang sangat baik dengan kapasitas untuk menangani berbagai tugas sekaligus dalam lingkungan yang dinamis
- Perhatian terhadap detail yang tinggi dan kemampuan untuk mempertahankan akurasi dalam pekerjaan administratif.
- Keterampilan organisasi yang kuat dengan kemampuan untuk mengembangkan dan memelihara sistem pengajuan yang efisien.
- Kemampuan interpersonal yang baik dengan sikap profesional, sopan, dan siap membantu dalam interaksi dengan rekan kerja dan klien eksternal.
- Fleksibilitas dan kesediaan untuk beradaptasi dengan perubahan prioritas dan kebutuhan organisasi
