Job description for Admin Sales at PT. GADJAH BAHARI UPAJIWA
Job Desk Admin Sales
Menerima dan mencatat pesanan customer melalui WhatsApp, telepon, sistem POS, atau media lainnya.
Memastikan detail pesanan customer meliputi nama customer/outlet, jenis produk, jumlah pesanan, harga, alamat, dan jadwal pengiriman.
Menginput dan memperbarui data penjualan secara akurat ke dalam sistem perusahaan.
Memeriksa ketersediaan stok sebelum pesanan diproses dan berkoordinasi dengan bagian gudang/produksi apabila stok tidak mencukupi.
Membuat dan memproses dokumen penjualan, seperti invoice, nota, surat jalan, dan dokumen pendukung lainnya.
Berkoordinasi dengan tim sales terkait order customer, harga, promo, pembayaran, dan kebutuhan pelanggan.
Berkoordinasi dengan gudang, produksi, dan driver untuk memastikan pesanan diproses dan dikirim sesuai jadwal.
Melakukan monitoring pengiriman dan memberikan informasi kepada customer maupun sales apabila terjadi keterlambatan atau kendala.
Menangani administrasi retur atau penggantian barang sesuai dengan prosedur perusahaan.
Mencatat dan menindaklanjuti komplain customer serta berkoordinasi dengan pihak terkait untuk penyelesaiannya.
Melakukan monitoring pembayaran customer, termasuk mencatat pembayaran dan menginformasikan invoice yang telah atau belum dibayar.
Membuat laporan penjualan harian, mingguan, dan bulanan sesuai kebutuhan perusahaan.
Melakukan pengecekan dan rekonsiliasi data penjualan antara sistem, invoice, surat jalan, dan laporan pembayaran.
Mengelola dan memperbarui database customer, termasuk informasi outlet, kontak, alamat, harga, dan riwayat transaksi.
Melakukan pengarsipan dokumen penjualan secara rapi, baik dalam bentuk fisik maupun digital.
Menjaga kerahasiaan data customer, harga, transaksi, dan informasi internal perusahaan.
Mendukung kebutuhan administrasi dan operasional tim sales untuk memastikan proses penjualan berjalan lancar.
Melakukan tugas administrasi lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan dan diberikan oleh atasan.
