Job description for Admin Sales at PT Hikari Indo Sarana
PT Hikari Indo Sarana merupakan perusahaan penyedia solusi proyek di bidang Lighting, Audio Visual, Fire Alarm System, dan Electrical yang telah berdiri sejak tahun 2001. Kami berkomitmen menghadirkan produk dan solusi berkualitas melalui keahlian, keandalan, serta kolaborasi dengan berbagai brand terkemuka.
Saat ini kami sedang mencari individu yang berdedikasi, teliti, dan memiliki kemampuan koordinasi yang kuat untuk mengisi posisi Admin Sales. Peran ini sangat penting dalam memastikan seluruh siklus pesanan pelanggan mulai dari administrasi awal hingga pengiriman akhir berjalan lancar di seluruh unit bisnis.
Kualifikasi :
- D3/S1 jurusan Administrasi Bisnis, Manajemen, Akuntansi, Ekonomi, atau jurusan setara.
- Minimal memiliki 2 tahun pengalaman sebagai Sales Admin, Sales Support, Admin Billing, Admin Finance/AR, atau posisi administrasi yang berkaitan dengan proses penjualan, pengiriman, dan penagihan sebagai nilai tambah.
- Memiliki kemampuan administrasi dan pengelolaan dokumen yang baik.
- Teliti, rapi, komunikatif, dan memiliki kemampuan koordinasi yang baik
- Memahami proses administrasi penjualan, pengiriman, dan penagihan.
- Memahami dokumen pengiriman seperti Surat Jalan/DO, Packing List, dan BAST.
- Memiliki pemahaman dasar terkait Invoice, PPN, Faktur Pajak/e-Faktur, dan dokumen penagihan.
- Menguasai Microsoft Office, khususnya Microsoft Excel.
- Diutamakan memiliki pengalaman menggunakan sistem ERP.
Tugas dan Tanggung Jawab :
- Menyusun jadwal pengiriman harian/mingguan berdasarkan prioritas pesanan.
- Berkoordinasi dengan pengemudi internal maupun penyedia jasa ekspedisi/kargo pihak ketiga (3PL).
- Menerbitkan Surat Jalan (Delivery Order / DO), Packing List, dan dokumen kelengkapan pengiriman lainnya.
- Memastikan Surat Jalan kembali setelah ditandatangani dan distempel resmi oleh pihak penerima sebagai bukti serah terima.
- Memantau posisi dan status pengiriman barang dari keberangkatan hingga barang tiba di tujuan.
- Memberikan pembaruan secara berkala jika terjadi keterlambatan atau kendala lalu lintas/akomodasi.
- Memproses laporan kerusakan, kekurangan, atau penolakan barang di tempat pengiriman bersama tim gudang dan kurir.
- Membuat dan menerbitkan Faktur Penjualan (Invoice), Faktur Pajak (e-Faktur), serta Kwitansi/Nota Penagihan sesuai aturan perusahaan dan hukum perpajakan.
- Memastikan besaran nominal, diskon, Pajak Pertambahan Nilai (PPN), dan tenggat waktu pembayaran (Due Date) sudah akurat.
- Menyusun dan mencocokkan dokumen pendukung penagihan, seperti Salinan PO, Surat Jalan (Delivery Order) yang sudah ditandatangani penerima, dan Berita Acara Serah Terima (BAST).
- Mengirimkan berkas Invoice kepada pelanggan (baik via email, pos/kurir, maupun unggah ke portal penagihan/klien).
- Memastikan Invoice telah diterima dengan baik oleh tim Finance/AP pelanggan.
- Berkoordinasi dengan tim Finance / AR untuk mencocokkan penerimaan pembayaran dari pelanggan dengan nomor invoice terkait.
- Membuat dan menginput dokumen MDR.
