Job description for Admin Sales & Claim at PT. Beautymax Essential Indonesia
Admin Online / Sales Admin
PT Beautymax Essential Indonesia sedang membuka kesempatan untuk bergabung sebagai Admin Online / Sales Admin.
Tanggung Jawab Pekerjaan:
- Mengelola administrasi penjualan dan melakukan monitoring Sales Order, pengiriman, serta status pesanan.
- Memastikan kelengkapan dan keakuratan dokumen penjualan serta laporan Sales.
- Menerima, mencatat, memverifikasi, dan memonitor pengajuan klaim dari tim Sales maupun Distributor.
- Memastikan setiap pengajuan klaim dilengkapi bukti pendukung sesuai ketentuan perusahaan.
- Melakukan koordinasi dengan Warehouse, Finance, tim Sales, Distributor, dan ekspedisi untuk penyelesaian klaim.
- Membuat rekapitulasi klaim berdasarkan jenis, nominal, status, dan periode pengajuan.
- Memantau SLA atau durasi penyelesaian klaim dan melakukan follow-up terhadap klaim yang belum selesai.
- Melakukan rekonsiliasi data klaim dengan dokumen pengiriman, faktur, retur, dan bukti transaksi.
- Menyiapkan laporan berkala terkait penjualan, klaim, retur, dan outstanding claim.
- Mengarsipkan seluruh dokumen secara sistematis serta memastikan data mudah ditelusuri untuk kebutuhan audit.
- Menjalankan tugas administrasi lainnya sesuai arahan atasan.
Kualifikasi:
- Pendidikan minimal SMA/SMK, diutamakan D3/S1 Administrasi, Manajemen, Akuntansi, atau bidang terkait.
- Memiliki pengalaman minimal 1–2 tahun sebagai Admin Sales, Admin Claim, atau posisi administrasi sejenis.
- Memiliki kemampuan mengoperasikan Microsoft Excel, terutama Pivot Table, VLOOKUP/XLOOKUP, dan pengolahan data.
- Memahami administrasi penjualan, proses pemesanan barang (Sales Order), pengiriman barang, dan dokumentasi transaksi.
- Memahami proses administrasi klaim, seperti klaim barang rusak, barang kurang, selisih pengiriman, retur, dan klaim biaya promosi.
- Teliti, detail, rapi, terorganisir, dan memiliki kemampuan analisis data yang baik.
- Mampu melakukan verifikasi dokumen, rekonsiliasi data, serta memastikan kelengkapan bukti pendukung klaim.
- Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik dengan tim Sales, Warehouse, Finance, Distributor, dan pihak ekspedisi.
- Mampu bekerja dengan target waktu, menangani pekerjaan secara multitasking, serta menyelesaikan masalah secara sistematis.
- Memiliki integritas tinggi, bertanggung jawab, dan mampu menjaga kerahasiaan data perusahaan.
- Bersedia bekerja sesuai kebutuhan operasional dan tenggat waktu yang ditetapkan perusahaan.
Nilai Tambah:
- Berpengalaman di industri kosmetik, beauty, atau FMCG.
-Memahami proses distribusi General Trade (GT) dan Modern Trade (MT).
- Familiar dengan sistem ERP, SAP, Accurate, atau sistem administrasi penjualan lainnya.
- Berpengalaman dalam monitoring klaim ekspedisi, retur barang, dan klaim program promosi distributor.
