Job description for admin purchasing at PT Jakarta Ciamik Soro
Kami perusahaan retail dengan jaringan outlet di beberapa wilayah Indonesia, sedang mencari Admin Purchasing untuk mendukung proses pembelian barang dagang dan kebutuhan operasional, memastikan setiap pesanan tercatat akurat, dokumen pembelian lengkap, dan barang diterima tepat waktu sesuai kesepakatan dengan supplier.
Tanggung Jawab
- Membuat dan menginput Purchase Order (PO) ke supplier dan distributor berdasarkan permintaan barang (Purchase Request) outlet dan gudang yang telah disetujui
- Memastikan harga, kuantitas, dan syarat pembelian pada PO sesuai dengan kesepakatan harga yang berlaku dengan supplier atau principal
- Memantau status PO hingga barang diterima di gudang dan outlet, serta menindaklanjuti keterlambatan dan kekurangan kiriman
- Mencocokkan PO, dokumen penerimaan barang (GR/surat jalan), dan invoice supplier sebelum diajukan untuk pembayaran ke Finance
- Menginput dan memperbarui data pembelian, master item, dan harga beli pada sistem ERP secara tepat waktu
- Mengelola administrasi dan arsip dokumen pembelian, termasuk PO, invoice, faktur pajak, surat jalan, dan surat kesepakatan harga
- Menyusun rekap pembelian harian dan bulanan per wilayah dan per supplier, termasuk laporan PO yang masih outstanding
- Berkoordinasi dengan tim gudang, outlet, finance, dan supplier terkait jadwal pengiriman, retur, dan selisih barang
- Membantu purchaser dalam permintaan penawaran harga dan perbandingan harga antar supplier
Kualifikasi
- Minimal D3/S1 Manajemen, Akuntansi, Administrasi Bisnis, Logistik, atau bidang terkait
- Pengalaman minimal 1 tahun sebagai Admin Purchasing, Admin Procurement, atau administrasi gudang; fresh graduate dengan pengalaman magang yang relevan dipersilakan melamar
- Menguasai Microsoft Excel (VLOOKUP/XLOOKUP, Pivot Table) dan terbiasa mengolah data dalam jumlah besar
- Memahami alur dokumen pembelian: Purchase Request, Purchase Order, penerimaan barang, invoice, dan faktur pajak
- Teliti, rapi dalam administrasi, dan mampu bekerja dengan tenggat waktu harian
- Komunikatif dan mampu berkoordinasi dengan banyak pihak, baik internal maupun supplier
- Berintegritas tinggi dan mampu menjaga kerahasiaan data harga dan supplier
Nilai Tambah
- Pengalaman di retail multi-outlet, F&B chain, distribusi beverage, atau FMCG
- Pernah menggunakan sistem ERP atau POS, khususnya modul purchasing dan inventory
- Memahami dasar perpajakan atas pembelian (PPN dan faktur pajak)
- Memahami administrasi pembelian barang kena cukai
- Terbiasa menangani pembelian dari banyak supplier dengan banyak lokasi pengiriman
