Admin Purchasing

Kualifikasi:

1. Wanita, usia maksimal 35 tahun.
2. Pendidikan minimal SMA/SMK sederajat, diutamakan D3/S1 Administrasi, Akuntansi, Manajemen, atau bidang terkait.
3. Memiliki pengalaman minimal 1 tahun sebagai Admin Purchasing / Admin Pembelian, diutamakan dari perusahaan distributor atau supplier.
4. Menguasai Microsoft Office, terutama Microsoft Excel (VLOOKUP, Pivot Table, dan pengolahan data).
5. Terbisa menggunakan sistem ERP atau software administrasi pembelian dan stok barang.
6. Memahami proses administrasi pembelian, mulai dari permintaan barang, pembuatan Purchase Order (PO), hingga penerimaan barang.
7. Mampu melakukan pengecekan dan pencocokan data Purchase Order (PO), invoice, surat jalan, dan penerimaan barang.
8. Memahami proses monitoring stok, kebutuhan pembelian, dan pengadaan barang untuk operasional distributor.
9. Mampu melakukan komunikasi dan koordinasi dengan supplier terkait harga, ketersediaan barang, serta jadwal pengiriman.
10. Mampu membuat laporan pembelian, rekap tagihan supplier, dan monitoring status pesanan secara berkala.
11. Teliti dalam melakukan input data, perhitungan harga, diskon, dan jumlah barang.
12. Memiliki kemampuan administrasi, pengarsipan dokumen, dan manajemen waktu yang baik.
13. Mampu bekerja secara individu maupun dalam tim serta berkoordinasi dengan bagian Gudang, Finance, dan Sales.
14. Jujur, disiplin, bertanggung jawab, cekatan, serta mampu bekerja dengan target dan deadline.
15. Diutamakan berdomisili di Surabaya dan sekitarnya.

Tugas & Tanggung Jawab

1. Membuat dan menginput Purchase Order (PO) berdasarkan kebutuhan stok dan permintaan pembelian.
2. Melakukan pengecekan stok dan berkoordinasi dengan bagian gudang terkait kebutuhan pengadaan barang.
3. Memantau proses pembelian barang dari supplier hingga barang diterima di gudang.
4. Memastikan kesesuaian antara PO, invoice, surat jalan, serta jumlah dan jenis barang yang diterima.
5. Melakukan input dan pembaruan data pembelian melalui sistem ERP perusahaan.
6. Melakukan monitoring harga pembelian, diskon, dan perubahan harga dari supplier.
7. Membat rekap pembelian, laporan barang yang belum datang, serta laporan administrasi purchasing.
8. Berkoordinasi dengan bagian Finance terkait invoice, jatuh tempo pembayaran, dan pelunasan tagihan supplier.
9. Melakukan follow-up kepada supplier terkait pesanan, keterlambatan pengiriman, atau ketidaksesuaian barang.
10. Memastikan seluruh dokumen pembelian tersimpan dengan rapi, lengkap, dan akurat.