Job description for Admin Purchasing at PT BERKAH DAYA ALAM
Kualifikasi Staff Admin Purchasing
Sourcing & Vendor Management
1. Mampu mencari dan mengembangkan vendor baru secara proaktif, tidak hanya menunggu kebutuhan mendadak.
2. Mampu bernegosiasi harga terbaik sekaligus term pembayaran (tempo) — memahami bahwa keduanya sering perlu ditawar secara terpisah per vendor.
3. Mampu melakukan perbandingan minimal beberapa vendor dari sisi harga, kualitas, minimum order, waktu pengiriman, dan term pembayaran.
4. Teliti dalam mengecek spesifikasi, jumlah, dan kualitas barang sesuai kebutuhan project.
Procurement Transaksional
5. Menguasai Microsoft Office, terutama Excel/Google Sheets.
6. Mampu membuat dan mengelola PR, PO, invoice, rekap pembelian, data vendor, dan rekap pembayaran.
7. Mampu bekerja dengan deadline dan menangani banyak kebutuhan project sekaligus.
Tracking & Reporting Project
8. Disiplin mengisi realisasi pemakaian material ke spreadsheet project secara aktual (update rutin, bukan menumpuk di akhir).
9. Mampu membaca timeline project untuk memprioritaskan pembelian material yang paling mendesak.
10. Rapi dan sistematis dalam dokumentasi agar data project selalu bisa dicek kapan saja.
Koordinasi
11. Mampu berkoordinasi aktif dengan semua PIC project terkait kebutuhan dan timeline material.
12. Komunikasi yang baik dengan vendor maupun internal team (finance, warehouse, project).
---
Jobdesk
Sourcing & Negosiasi
1. Menerima dan memverifikasi kebutuhan pembelian dari PIC project (spesifikasi, quantity, urgensi/timeline).
2. Memastikan barang belum tersedia di warehouse sebelum diproses.
3. Mencari dan mengembangkan vendor baru, termasuk vendor yang bisa memberikan term tempo.
4. Meminta quotation dari beberapa vendor dan membandingkan harga, kualitas, MOQ, waktu kirim, serta term pembayaran.
5. Negosiasi harga dan term dengan vendor, mengajukan rekomendasi vendor terbaik ke atasan.
Purchase Order & Pengiriman
6. Membuat dan mengirim PO berdasarkan kebutuhan yang disetujui.
7. Memastikan PO dikonfirmasi vendor, memantau status pesanan harian, dan follow-up sampai barang diterima.
8. Mengatur pengiriman dan mengecek kesesuaian barang datang dengan PO.
9. Menginformasikan keterlambatan ke PIC terkait sesegera mungkin, bukan menunggu ditanya.
Tracking Realisasi Project
10. Mengisi realisasi pemakaian material ke spreadsheet project secara aktual setiap ada pembelian/pengiriman.
11. Memprioritaskan pembelian berdasarkan timeline masing-masing project.
12. Berkoordinasi rutin dengan PIC project untuk antisipasi kebutuhan sebelum jadi urgent.
Administrasi Pembayaran
13. Verifikasi dan pengiriman invoice vendor yang sudah sesuai PO.
14. Mengecek nominal dan jatuh tempo pembayaran, membuat daftar pembayaran vendor.
15. Follow-up status pembayaran ke Finance dan mengonfirmasi ke vendor setelah pembayaran dilakukan.
