Job description for Admin Project at PT. Titis Cahaya Sejahtera (MEP Contractor)
Kualifikasi
- Pendidikan minimal D3/S1 Administrasi Bisnis, Manajemen, Teknik Sipil, Teknik Elektro, atau jurusan terkait.
- Pengalaman minimal 2–3 tahun sebagai Admin Project, diutamakan dari perusahaan kontraktor MEP atau konstruksi.
- Memahami administrasi dan dokumentasi proyek.
- Mampu mengoperasikan Microsoft Office, terutama Excel dan Word.
- Terbiasa mengelola banyak dokumen dan pekerjaan secara bersamaan.
- Memiliki kemampuan komunikasi, koordinasi, dan follow-up yang baik.
- Teliti, sistematis, disiplin, proaktif, dan bertanggung jawab.
- Mampu bekerja dengan deadline dan di bawah tekanan.
- Memiliki inisiatif tinggi serta mampu menyelesaikan permasalahan administratif secara mandiri.
Deskripsi Pekerjaan
1. Project Administration
- Mengelola seluruh dokumen administrasi proyek dari awal hingga selesai.
- Membuat dan mengarsipkan SPK, PO, kontrak, RAB / Quotation, BAST, dan dokumen pendukung proyek lainnya.
- Memastikan kelengkapan dokumen proyek sesuai kebutuhan dan ketentuan perusahaan.
- Membuat serta memperbarui database proyek secara berkala.
2. Project Monitoring
- Melakukan monitoring status dan progres administrasi setiap proyek.
- Memantau jadwal pekerjaan, deadline, dan target penyelesaian proyek.
- Melakukan follow-up kepada Project Manager, Site Supervisor, dan tim terkait atas laporan serta dokumen yang belum diselesaikan.
- Mengidentifikasi keterlambatan administrasi dan melaporkannya kepada atasan.
- Membantu menyiapkan laporan progres proyek secara berkala.
3. Coordination & Reporting
- Berkoordinasi dengan departemen Project, Engineering, Purchasing, Finance, dan pihak eksternal.
- Memastikan komunikasi dan alur informasi antar-departemen berjalan dengan baik.
- Menyiapkan laporan status proyek untuk kebutuhan manajemen.
- Menindaklanjuti setiap permintaan data dan dokumen dari manajemen.
4. Project Closing
- Memastikan seluruh dokumen pekerjaan telah lengkap sebelum proyek dinyatakan selesai.
- Mengelola dokumen BAST, as-built drawing, manual book, dan dokumen serah terima lainnya.
- Membantu proses administrasi penagihan dan penyelesaian proyek.
Keahlian yang Diutamakan
- Microsoft Excel (Pivot Table, VLOOKUP/XLOOKUP, SUMIFS).
- Mampu membuat project tracking dan monitoring report.
- Memahami alur pekerjaan perusahaan kontraktor MEP.
- Terbiasa mengelola dokumen proyek dalam jumlah banyak.
- Familiar dengan Microsoft Project atau aplikasi project management menjadi nilai tambah.
Benefit
- Gaji kompetitif sesuai pengalaman dan kemampuan.
- BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan.
- Kesempatan pengembangan karier.
- Lingkungan kerja profesional.
