Job description for Admin Project at PT. MAXXIMA GLOBAL SOLUSI
Admin Project HVAC bertanggung jawab atas pengelolaan administrasi teknis dan komersial proyek HVAC — mulai dari penyusunan estimasi biaya, rekap dan monitoring daftar proyek, hingga pembuatan dokumen penawaran (proposal & RAB) yang siap diserahkan ke klien.
Tugas seorang Admin Project :
1. Menyusun estimasi biaya proyek (Bill of Quantity / BOQ)
Menghitung kebutuhan material HVAC (unit AC, ducting, pipa refrigeran, dll.), volume pekerjaan, biaya instalasi, dan margin keuntungan sesuai standar perusahaan.
2. Membuat dan menyusun dokumen penawaran harga
Menyiapkan proposal penawaran teknis & komersial lengkap dengan spesifikasi produk, lingkup pekerjaan, syarat pembayaran, dan validitas harga untuk diajukan ke klien/owner.
3. Merekap dan memantau daftar proyek (project list tracking)
Memperbarui dan memelihara rekapitulasi seluruh proyek secara berkala, meliputi: nama proyek, nilai kontrak, status (prospek/penawaran/running/selesai), termin pembayaran, dan PIC lapangan.
4. Koordinasi pengadaan dan perbandingan harga material
Berkoordinasi dengan supplier untuk mendapatkan harga terbaru material HVAC, membandingkan penawaran vendor, dan memastikan estimasi menggunakan harga yang kompetitif dan akurat.
5. Menyiapkan dokumen tender dan administrasi kontrak
Membantu menyiapkan kelengkapan dokumen tender (gambar teknis, spesifikasi, sertifikasi), serta mengelola administrasi kontrak, SPK, addendum, dan BA serah terima pekerjaan.
6. Monitoring progress proyek dan penagihan
Memantau progres pekerjaan di lapangan bersama tim teknis, menyiapkan laporan kemajuan proyek, serta mengkoordinasikan dokumen termin/penagihan kepada klien sesuai jadwal kontrak.
7. Arsip dan dokumentasi proyek
Memelihara arsip digital dan fisik seluruh dokumen proyek secara sistematis — mulai dari gambar kerja (shop drawing), as-built drawing, laporan harian, hingga dokumen garansi peralatan.
8. Membuat laporan rekap bulanan untuk manajemen
Menyusun laporan bulanan rekapitulasi proyek (nilai penawaran, win rate, proyek aktif, proyeksi pendapatan) sebagai bahan evaluasi dan pengambilan keputusan manajemen.
Kompetensi & kualifikasi
- D3/S1 Teknik Mesin / Sipil / terkait
- Memahami sistem HVAC dasar
- Mahir Ms. Excel / Google Sheets
- Bisa membaca gambar teknik / AutoCAD (menjadi nilai plus)
- Teliti & orientasi detail
- Komunikasi & koordinasi baik
- Pengalaman 1–3 tahun di bidang MEP/HVAC (menjadi nilai plus)
- Mengerti RAB & BOQ konstruksi (menjadi nilai plus)
Alur Pekerjaan
Melapor kepada: Project Manager / Direktur
Berkoordinasi dengan: Tim Teknik, Tim Sales/Marketing, Purchasing, Keuangan
Berhubungan eksternal dengan: Klien/Owner, Konsultan, Supplier & Vendor
