Job description for Admin Produksi at PT BSN Technologies Indonesia
1. Mengelola Semua Dokumen Produksi
Pertama-tama, seorang admin produksi bertanggung jawab untuk menyimpan, mengatur, dan memperbarui semua dokumen proses produksi. Beberapa di antaranya adalah kontrak kerja, jadwal produksi, serta daftar kontak tim produksi dan pihak eksternal.
2. Berperan Sebagai Pihak Ketiga dalam Komunikasi Internal dan Eksternal
Proyek yang berhasil terjadi karena proses komunikasi yang efektif. Untuk itu, admin produksi memastikan bahwa semua informasi sudah tersampaikan dengan akurat antara tim produksi, manajemen, serta pihak eksternal.
Mereka berperan sebagai penghubung yang membantu menghindari kesalahpahaman dan memastikan koordinasi tetap berjalan lancar.
3. Mengembangkan dan Mengelola Jadwal Produksi
Selanjutnya, admin produksi harus menyusun jadwal produksi dengan realistis dan dapat diikuti oleh seluruh tim.
Mereka juga harus mempertimbangkan berbagai faktor, mulai dari kapasitas produksi, ketersediaan sumber daya, hingga deadline proyek. Hal ini membantu menghindari keterlambatan produksi.
4. Memperbarui Jadwal dan Mendistribusikannya ke Tim Produksi
Selain menyusun jadwal, mereka juga harus memperbaruinya apabila terdapat perubahan. Admin produksi harus memastikan semua anggota tim mendapatkan informasi terbaru untuk mengurangi risiko miskomunikasi atau kesalahan perencanaan produksi.
5. Mengatur Akomodasi Jika Diperlukan
Dalam beberapa kasus, pekerja membutuhkan akomodasi berupa perjalanan bisnis atau penginapan. Tanggung jawab ini diserahkan kepada admin produksi dan mereka harus memastikan kenyamanan pekerja serta efisiensi biaya yang dikeluarkan perusahaan.
6. Mengoordinasikan Penggunaan Ruang
Job desk admin produksi selanjutnya adalah memastikan pemesanan ruang kerja atau tempat latihan sesuai kebutuhan. Selain itu, mereka juga memastikan ruang tersebut memenuhi standar produksi.
7. Membantu Mengelola Anggaran Produksi
Salah satu tugas penting admin produksi adalah mengelola anggaran. Umumnya, mereka membantu merencanakan dan memantau pengeluaran supaya sesuai dengan alokasi dana. Dengan demikian, mereka dapat menjaga efisiensi biaya tanpa mengorbankan kualitas produksi.
8. Menangani Faktur, Pembayaran, dan Laporan Pengeluaran
Admin produksi memastikan semua transaksi keuangan, seperti pembayaran vendor dan pengadaan alat, dilakukan dengan tepat waktu.Mereka mencatat pengeluaran guna mempermudah penyusunan laporan keuangan.
9. Mengoordinasikan Pembelian dan Penyewaan Alat Produksi
Proses produksi membutuhkan berbagai perlengkapan. Untuk itu, admin produksi bertugas dalam mengurus pembelian atau penyewaan alat produksi dan menjaga ketersediaannya jika dibutuhkan.
10. Memberikan Dukungan Administratif pada Tim Produksi
Selain tugas utama yang telah disebutkan, admin produksi juga harus siap membantu kebutuhan administratif tim produksi, seperti pencatatan data atau penyusunan laporan.
11. Ikut Serta dalam Orientasi Anggota Tim Baru
Admin produksi membantu dalam proses orientasi anggota baru dengan memastikan mereka mendapatkan informasi dan sumber daya yang dibutuhkan untuk memulai pekerjaan mereka dengan baik.
12. Memastikan Ketertiban dalam Peraturan Kesehatan dan Keselamatan
Selama proses produksi berlangsung, admin produksi memastikan bahwa seluruh tim mengikuti peraturan kesehatan dan keselamatan kerja. Selain itu, mereka juga berkoordinasi dengan departemen terkait untuk mengatasi masalah keselamatan yang mungkin timbul.
13. Memperoleh Izin dan Lisensi serta Mematuhi Persyaratan Hukum
Terakhir, admin produksi memastikan semua izin dan lisensi yang diperlukan untuk produksi telah diperoleh.
Mereka juga bertanggung jawab dalam memastikan bahwa semua aktivitas produksi mematuhi regulasi yang berlaku.
