Admin Penagihan dan Perijinan

PT. Surabaya Express adalah perusahaan yang bergerak di bidang logistik dan transportasi serta rental alat berat sejak tahun 1978. Kami sedang mencari seseorang yang kompeten dan antusias untuk bergabung dengan tim kami di Krembangan, Surabaya, Jawa Timur. Posisi ini sangat penting dalam mendukung operasional harian perusahaan, dan kami yakin bahwa kandidat yang mampu mengelola administrasi dengan baik akan menjadi bagian penting dari kesuksesan kami. Kami menawarkan lingkungan kerja yang dinamis dan peluang untuk berkembang bersama perusahaan yang telah terbukti bertahan selama lebih dari empat dekade.

Sebagai Admin Penagihan dan Perijinan bertanggung jawab menerbitkan tagihan (invoice) berdasarkan penggunaan alat dan pemakaian bahan bakar. Tugas utamanya meliputi verifikasi data lapangan (seperti Hour Meter crane dan liter solar), mengelola dokumen legalitas/perizinan kerja serta memproses penagihan pembayaran (invoice) dan memonitor pembayaran, hingga rekonsiliasi kas masuk agar arus kas perusahaan sewa atau logistik tetap lancar.

Berikut adalah rincian tugas harian hingga bulanan yang umum dikerjakan:

1. Administrasi & Verifikasi Data (Lapangan ke Kantor)

• Merekap data penggunaan crane berupa Hour Meter (jam) dan volume pemakaian solar harian.

• Memverifikasi dokumen pendukung tagihan, seperti Surat Jalan, Log Sheet, atau BAST (Berita Acara Serah Terima) yang telah ditandatangani oleh klien atau pengawas lapangan.

• Memastikan kesesuaian antara jumlah liter solar yang dibeli/dikeluarkan dengan pemakaian aktual pada crane.

2. Pengurusan Perijinan Proyek

• Membuat dan menyiapkan surat-surat permohonan izin instansi, warga, atau lingkungan sekitar lokasi proyek.

• Mengumpulkan dokumen syarat administrasi perizinan (seperti KTP, profil perusahaan, gambar/denah kerja, dan NIB).

• Mengurus dokumen legalitas proyek ke kantor pemerintahan atau instansi terkait.

• Memantau status progress perizinan agar terbit tepat waktu sebelum proyek dimulai.

• Mengarsipkan seluruh bukti izin resmi secara fisik dan digital

3. Penagihan dan Pembuatan Tagihan

• Membuat tagihan resmi berdasarkan kesepakatan kontrak sewa crane dan pemakaian BBM.

• Menerbitkan dan mendistribusikan invoice beserta dokumen pendukungnya ke klien atau divisi Account Payable perusahaan penyewa.

• Menyimpan dan merapikan arsip dokumen tagihan, surat jalan, dan bukti pembayaran agar mudah dilacak

4. Pemantauan Pembayaran

• Memantau status pembayaran klien dan memastikan pembayaran masuk sesuai tanggal jatuh tempo.

• Membuat laporan berkala (mingguan/bulanan) mengenai status piutang, baik yang sudah dibayar maupun yang menunggak.

5. Komunikasi & Tindak Lanjut

• Menghubungi klien untuk mengingatkan jadwal pembayaran atau menindaklanjuti tagihan yang melewati batas waktu.

• Berkomunikasi dengan tim operasional (mekanik, operator crane, dan logistik) jika terdapat ketidaksesuaian data penggunaan alat atau solar.