Job description for Admin pemberkasan dokumen at PT ARTHA SAFETY INDONESIA
Deskripsi Pekerjaan
Sebagai Admin Pemberkasan & Database, Anda akan bertanggung jawab dalam memastikan seluruh administrasi dokumen pelatihan dan sertifikasi berjalan dengan rapi, akurat, serta tepat waktu.
Tanggung Jawab:
- Membuat dan menyusun laporan administrasi secara berkala.
- Mengelola surat masuk, surat keluar, dan dokumen resmi perusahaan.
- Melakukan pengarsipan dokumen fisik maupun digital sesuai standar perusahaan.
- Mengelola database peserta pelatihan dan sertifikasi.
- Melakukan pengecekan, pencetakan, pengarsipan, serta pendistribusian sertifikat kepada peserta.
- Menjadi call center terkait informasi status sertifikat dan dokumen peserta.
- Berkoordinasi dengan vendor percetakan, ekspedisi, maupun instansi terkait proses administrasi.
- Memastikan kelengkapan dokumen peserta sebelum proses sertifikasi.
- Melakukan input, update, dan validasi data pada sistem perusahaan.
- Membantu kebutuhan administrasi operasional lainnya sesuai arahan atasan.
Kualifikasi
- Pendidikan minimal D3/S1 semua jurusan (diutamakan Administrasi, Manajemen, atau bidang terkait).
- Memiliki pengalaman minimal 1 tahun sebagai Admin, Document Control, atau posisi administrasi (Fresh Graduate dipersilakan melamar apabila memiliki kemampuan administrasi yang baik).
- Terbiasa menggunakan Microsoft Office (terutama Excel, Word, dan Google Workspace).
- Memiliki kemampuan administrasi dan pengelolaan database yang baik.
- Teliti, rapi, detail, dan memiliki kemampuan manajemen dokumen yang baik.
- Mampu bekerja dengan target dan deadline.
- Memiliki kemampuan komunikasi yang baik melalui telepon maupun WhatsApp.
- Mampu bekerja secara individu maupun dalam tim.
- Memiliki kemampuan koordinasi dengan berbagai pihak, baik internal maupun eksternal.
- Bersedia bekerja di kantor PT Artha Safety Indonesia, Yogyakarta.
Nilai Tambah
- Berpengalaman mengelola dokumen sertifikasi atau pelatihan.
- Menguasai Microsoft Excel (lookup, filter, pivot table, dan pengolahan data).
- Terbiasa menggunakan sistem database atau ERP.
- Memahami proses administrasi surat-menyurat dan ekspedisi dokumen.
