Job description for Admin Pembelian at UFO Electronika
Tanggung Jawab Utama (Job Description)
- Pembuatan Dokumen Pembelian: Memproses Permintaan Pembelian (Purchase Requisition/PR) dari berbagai departemen dan menerbitkan Purchase Order (PO) kepada supplier dengan akurat.
- Koordinasi Vendor: Melakukan komunikasi intensif dengan supplier terkait konfirmasi harga, ketersediaan barang, klaim retur barang cacat, dan jadwal pengiriman.
- Monitoring Pengiriman: Memantau status pengiriman barang dari supplier (ETA) dan berkoordinasi erat dengan tim Gudang (Warehouse) untuk memastikan barang diterima tepat waktu.
- Verifikasi Dokumen (Three-Way Matching): Memeriksa dan mencocokkan dokumen kelengkapan tagihan dari supplier (PO, Surat Jalan/Tanda Terima Barang, dan Invoice) sebelum diteruskan ke departemen Keuangan/Finance untuk proses pembayaran.
- Data Entry & Manajemen Sistem: Menginput seluruh data transaksi pembelian, update harga terbaru, dan master data barang ke dalam sistem ERP atau software inventaris perusahaan secara real-time.
- Pengarsipan (Filing): Mengelola sistem pengarsipan yang rapi untuk seluruh dokumen pembelian (fisik maupun digital) agar mudah ditelusuri saat dibutuhkan atau saat ada proses audit.
Kualifikasi & Kriteria (Requirements)
- Pendidikan: Minimal lulusan SMA/SMK (jurusan Administrasi Perkantoran atau Akuntansi). Lulusan D3/S1 dari berbagai jurusan (terutama Manajemen/Akuntansi) akan menjadi nilai tambah.
- Pengalaman: Memiliki pengalaman minimal 1-2 tahun sebagai Admin Pembelian, Admin Gudang, atau Data Entry.
Keahlian Komputer:
- Sangat mahir mengoperasikan Microsoft Office, khususnya Microsoft Excel (menguasai rumus dasar seperti VLOOKUP, HLOOKUP, Pivot Table, dan fungsi logika).
- Familiar dengan pengoperasian sistem ERP (seperti SAP, Accurate, Odoo, atau sistem serupa).
Soft Skills & Karakter:
- Memiliki ketelitian yang sangat tinggi (detail-oriented) karena berhubungan dengan angka, harga, dan spesifikasi barang.
- Terorganisir, mampu menentukan skala prioritas, dan terbiasa bekerja dengan tenggat waktu (deadline).
- Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan asertif untuk mem-follow up vendor.
- Memiliki integritas dan kejujuran yang tinggi.
- Penempatan: Bersedia bekerja full-time di kantor pusat (Head Office).
