Job description for Admin Operations at Zando Agency
Job Descriptions:
Order Validation & Processing — Landing Page
- Memeriksa order masuk dan memastikan data customer lengkap: nama, nomor HP, alamat, RT/RW, kode pos, patokan, detail produk, serta kesesuaian L ID/order ID.
- Merekap order closing, memperbarui worksheet, meneruskan order ke pihak ketiga/warehouse, dan memantau order pending
- Follow-up ke CS jika data belum lengkap.
Fulfillment Coordination
- Menjadi PIC koordinasi antara AICO dan pihak ketiga/warehouse.
- Mengirim data order, memantau status fulfillment, memastikan proses sesuai data/jumlah, dan mengeskalasi order yang tertahan.
Resi & Shipping Administration
- Mencetak resi dan memastikan nomor resi sesuai dengan order/customer.
- Memasukkan atau memperbarui resi pada worksheet, CRM, atau platform terkait.
- Memantau order yang belum memiliki resi dan menindaklanjuti keterlambatan.
Shipping & Return Monitoring
- Memantau status pengiriman dari shipped hingga delivered serta menindaklanjuti failed delivery, pending, atau kendala lain.
- Memantau paket berpotensi return, merekap alasan return, dan berkoordinasi dengan CS, warehouse, atau pihak ketiga.
- Memantau return rate sebagai bahan evaluasi.
TikTok Shop & Shopee — Return/Refund
- Memantau case return/refund, memeriksa alasan, mengumpulkan bukti, dan follow-up dengan PIC terkait.
- Membantu dispute/appeal bila diperlukan dan merekap alasan, status, serta penyelesaian case.
Stock, Product/Sample Request & Purchasing
- Menerima update stok dari warehouse/pihak ketiga dan menyampaikan informasi terbaru ke tim terkait.
- Mengkoordinasikan request produk untuk sample, campaign, content, affiliate, dan kebutuhan internal; memeriksa ketersediaan dan mencatat produk keluar.
- Mengelola kebutuhan pembelian produk dan perlengkapan operasional seperti packaging, plastik, bubble wrap, label, dan perlengkapan pengiriman.
- Berkoordinasi dengan purchasing/vendor hingga barang diterima.
Platform & Operational Issue Handling
- Menjadi PIC awal untuk kendala Landing Page, TikTok Shop, Shopee, warehouse/3PL, dan pengiriman.
- Menentukan PIC terkait, melakukan eskalasi, dan memantau penyelesaian issue sampai tuntas.
- Membantu appeal atau complaint bila diperlukan.
Reporting & Operational Monitoring
- Membuat laporan order masuk/closing, pending, order diproses, resi, shipping issue, return/refund, update stok, sample request, purchasing, dan outstanding issue.
- Memastikan tracker dan data operasional diperbarui berkala.
Kualifikasi Kandidat
- Pendidikan minimal SMA/SMK; D3/S1 Administrasi, Manajemen, Logistik, atau bidang relevan menjadi nilai tambah.
- Pengalaman 1–2 tahun di administrasi operasional, order processing, e-commerce, atau fulfillment.
- Terbiasa menggunakan Google Sheets/Microsoft Excel untuk data entry, rekap, dan monitoring.
- Teliti, terorganisir, serta mampu melakukan follow-up dan koordinasi dengan CS, warehouse/3PL, ekspedisi, vendor, dan tim internal.
- Memiliki kemampuan manajemen waktu, problem solving, dan dokumentasi yang baik.
- Proaktif, bertanggung jawab, dan mampu menangani beberapa pekerjaan dengan deadline berbeda.
Nilai Tambah
- Pengalaman menangani order landing page atau D2C.
- Memahami operasional TikTok Shop/Shopee, khususnya return/refund dan dispute/appeal.
- Berpengalaman dalam fulfillment, koordinasi warehouse/3PL, pengiriman, dan penanganan paket return.
- Terbiasa membuat tracker dan laporan operasional secara mandir
