Admin Operasional

1. Deskripsi Pekerjaan (Job Description)

Bertanggung jawab mendukung kelancaran aktivitas operasional penjualan melalui koordinasi dengan tim Sales, pelanggan, Finance, dan Warehouse. Memastikan seluruh proses penerimaan, pengeluaran, penyimpanan, pencatatan, serta pengendalian persediaan barang berjalan secara akurat, tertib, dan sesuai prosedur perusahaan.

A. Administrasi Penjualan dan Koordinasi Operasional

1. Melakukan koordinasi secara rutin dengan Sales Representative terkait pesanan pelanggan, jadwal pengiriman, dan kebutuhan operasional penjualan.

2. Memastikan setiap pesanan pelanggan tercatat dengan benar dan memiliki dokumen pendukung yang lengkap.

3. Berkoordinasi dengan departemen Finance terkait invoice, pembayaran pelanggan, bukti transaksi, dan administrasi penjualan.

4. Menjalin komunikasi dengan pelanggan terkait konfirmasi pesanan, jadwal penerimaan barang, dan kelengkapan dokumen.

5. Memastikan informasi transaksi antara Sales, Finance, dan Warehouse tersampaikan secara akurat.

6. Membantu menyelesaikan kendala administratif yang berkaitan dengan proses penjualan dan pengiriman barang.

B. Administrasi Penerimaan dan Pengeluaran Barang

1. Mengelola administrasi penerimaan barang dari supplier maupun pihak pengiriman.

2. Memastikan jumlah, jenis, dan kondisi fisik barang sesuai dengan dokumen penerimaan.

3. Memeriksa kelengkapan dokumen seperti Delivery Order (DO), surat jalan, Purchase Order (PO), dan dokumen pendukung lainnya.

4. Mengelola pencatatan barang keluar berdasarkan pesanan dan instruksi pengiriman yang telah disetujui.

5. Memastikan setiap aktivitas barang masuk dan keluar dicatat secara sistematis.

6. Berkoordinasi dengan tim Warehouse untuk memastikan proses penerimaan dan pengiriman berjalan sesuai jadwal.

7. Melaporkan apabila ditemukan selisih jumlah, kerusakan, atau ketidaksesuaian barang.

C. Pengelolaan Persediaan dan Stok Barang (Inventory Control)

1. Melakukan pencatatan dan pembaruan data persediaan barang secara berkala.

2. Memelihara buku register atau kartu stok (Stock Ledger) untuk seluruh barang yang masuk dan keluar.

3. Memastikan kesesuaian antara stok fisik dengan data administrasi maupun sistem inventaris perusahaan.

4. Melakukan pemantauan jumlah persediaan untuk membantu memastikan ketersediaan barang.

5. Melakukan monitoring penyimpanan barang agar tersusun dengan rapi, aman, dan sesuai kategori.

6. Mengidentifikasi serta melaporkan potensi selisih stok, barang rusak, atau barang yang tidak sesuai pencatatan.

7. Membantu proses pengendalian stok untuk meminimalkan kesalahan pencatatan dan kehilangan barang.

D. Stock Opname dan Pelaporan Bulanan

1. Melaksanakan stock opname secara rutin setiap bulan bersama tim Warehouse.

2. Melakukan penghitungan fisik seluruh persediaan barang.

3. Membandingkan hasil penghitungan fisik dengan data stok pada sistem atau kartu persediaan.

4. Mengidentifikasi dan melakukan investigasi awal apabila terdapat selisih stok.

5. Menyusun laporan hasil stock opname untuk disampaikan kepada atasan dan departemen terkait.

6. Membuat laporan barang masuk, barang keluar, dan saldo persediaan secara berkala.

7. Memastikan seluruh dokumen dan catatan inventaris tersimpan dengan baik serta mudah ditelusuri.

E. Dokumentasi dan Administrasi Operasional

1. Mengarsipkan dokumen transaksi, surat jalan, invoice, tanda terima barang, dan dokumen operasional lainnya.

2. Melakukan input dan pembaruan data operasional menggunakan Microsoft Excel atau sistem perusahaan.

3. Membuat laporan aktivitas operasional harian, mingguan, dan bulanan.

4. Menjaga ketepatan, kelengkapan, serta kerahasiaan seluruh data perusahaan.

5. Membantu penyusunan dan penerapan prosedur administrasi operasional perusahaan.

2. Kualifikasi dan Persyaratan

A. Pendidikan dan Pengalaman

1. Minimal pendidikan SMA/SMK, diutamakan D3/S1 Administrasi Bisnis, Manajemen, Akuntansi, Logistik, atau bidang terkait.

2. Memiliki pengalaman kerja minimal 1–2 tahun sebagai Admin Operasional, Sales Admin, Inventory Admin, Warehouse Admin, atau posisi sejenis.

3. Fresh graduate dipertimbangkan apabila memiliki kemampuan administrasi dan penguasaan Microsoft Excel yang baik.

4. Memiliki pengalaman bekerja di perusahaan trading, distribusi, manufaktur, atau logistik menjadi nilai tambah.

B. Kemampuan Teknis (Technical Skills)

1. Menguasai Microsoft Excel, termasuk:

- Data entry dan pengolahan data.

- Penggunaan formula SUM, IF, SUMIF, dan COUNTIF.

- VLOOKUP atau XLOOKUP.

- Sort, Filter, dan Pivot Table.

- Pembuatan laporan stok dan rekapitulasi transaksi.

2. Memahami administrasi barang masuk dan barang keluar.

3. Memahami dasar pengelolaan persediaan dan inventory control.

4. Memahami dokumen operasional seperti PO, DO, Invoice, dan Surat Jalan.

5. Mampu melakukan rekonsiliasi data stok dengan kondisi fisik barang.

6. Memiliki kemampuan membuat laporan administrasi secara sistematis.

7. Pengalaman menggunakan ERP, inventory management system, atau software akuntansi menjadi nilai tambah.

C. Kemampuan Komunikasi dan Koordinasi

1. Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dengan tim Sales, Finance, Warehouse, supplier, dan pelanggan.

2. Mampu melakukan koordinasi lintas departemen secara efektif.

3. Mampu menyampaikan informasi operasional secara jelas dan profesional.

4. Mampu menangani permasalahan administratif dan melakukan tindak lanjut hingga selesai.

5. Mampu bekerja secara individu maupun dalam tim.

D. Karakter dan Sikap Kerja

1. Teliti, disiplin, jujur, dan bertanggung jawab.

2. Memiliki kemampuan organisasi dan manajemen waktu yang baik.

3. Memiliki integritas dalam pengelolaan data dan dokumen perusahaan.

4. Proaktif dan memiliki inisiatif dalam menyelesaikan pekerjaan.

5. Mampu bekerja dengan tenggat waktu dan menangani beberapa pekerjaan sekaligus.

6. Memiliki orientasi terhadap akurasi data dan efisiensi operasional.

3. Kompetensi yang Menjadi Nilai Tambah

- Memahami proses bisnis perusahaan trading dan distribusi.

- Memiliki pengalaman mengelola stok bahan baku atau bahan kimia.

- Memahami sistem FIFO (First In, First Out) dan FEFO apabila relevan dengan karakteristik barang.

- Memahami administrasi pengiriman barang dan koordinasi ekspedisi.

- Mampu membuat laporan inventory bulanan.

- Memiliki pengalaman berkoordinasi dengan perusahaan atau manajemen berbahasa Mandarin.