Job description for Admin Operasional (Logistik & HRGA) at PT BAHAGIA INDO PERSADA
Admin Operasional (Logistik & HRGA)
📍 Penempatan: Kelapa Gading, Jakarta Utara
Tentang Posisi
Kami mencari Admin Operasional (Logistik & HRGA) yang teliti, proaktif, dan memiliki kemampuan koordinasi yang baik untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan.
Posisi ini bertanggung jawab dalam administrasi logistik pengiriman luar kota, koordinasi dengan vendor, administrasi HR, serta kebutuhan General Affairs (GA). Kandidat yang ideal menyukai pekerjaan yang terstruktur, mampu mengatur prioritas pekerjaan dengan baik, serta nyaman berkomunikasi dengan berbagai pihak.
Tanggung Jawab
A. Logistik & Vendor Management
- Menghitung estimasi kubikasi, berat, dan biaya pengiriman luar kota.
- Berkoordinasi dengan vendor ekspedisi untuk memperoleh tarif pengiriman yang kompetitif.
- Melakukan negosiasi harga pengiriman dengan vendor ekspedisi.
- Menjadwalkan dan mengonfirmasi jadwal pickup barang.
- Memantau status pengiriman hingga barang diterima pelanggan.
- Menindaklanjuti kendala pengiriman bersama vendor maupun tim internal.
- Membuat dan memperbarui database vendor ekspedisi, termasuk tarif, area layanan, kontak PIC, dan SLA (Service Level Agreement).
- Melakukan perbandingan biaya (cost comparison) antar vendor ekspedisi maupun vendor operasional untuk mendapatkan solusi yang paling efisien.
- Menjaga hubungan baik dengan vendor serta melakukan evaluasi performa vendor secara berkala.
- Melakukan pencarian (sourcing) vendor baru apabila diperlukan.
- Menyusun laporan biaya pengiriman dan memberikan rekomendasi efisiensi apabila diperlukan.
B. Human Resources Administration
- Memasang lowongan pekerjaan pada job portal.
- Menghubungi kandidat dan menjadwalkan proses interview.
- Menyiapkan administrasi onboarding karyawan baru.
- Mengelola administrasi data karyawan.
C. General Affairs (GA)
- Menyiapkan pengajuan pembayaran kepada finance untuk kebutuhan operasional perusahaan seperti listrik, air, internet, telepon, dan vendor lainnya.
- Berkoordinasi dengan vendor maintenance dan kontraktor untuk kebutuhan kantor.
- Mengatur pembelian alat tulis kantor (ATK) dan kebutuhan operasional lainnya.
- Memastikan fasilitas kantor dalam kondisi baik dan berfungsi dengan optimal.
- Berkoordinasi dengan vendor eksternal terkait kebutuhan operasional perusahaan.
D. Administrasi Operasional
- Membuat dan memperbarui SOP administrasi yang berkaitan dengan logistik, vendor, dan General Affairs apabila diperlukan.
- Menjaga kerapihan dokumen operasional perusahaan.
- Membuat laporan administrasi secara berkala.
- Membantu administrasi lintas divisi sesuai kebutuhan perusahaan.
- Melaksanakan tugas administratif lainnya yang mendukung kelancaran operasional perusahaan.
Kualifikasi
- Pendidikan minimal D3 semua jurusan.
- Memiliki pengalaman minimal 2 tahun di salah satu bidang berikut:
- Admin Operasional
- Admin Logistik
- Admin HRGA
- Admin Purchasing
- Admin Warehouse
- Office Administration
Pengalaman kerja yang relevan akan diprioritaskan dibandingkan jenjang pendidikan.
Memiliki kemampuan komunikasi dan negosiasi yang baik.
Teliti, rapi, dan memiliki kemampuan administrasi yang baik.
Mampu mengatur prioritas pekerjaan dan bekerja secara sistematis.
Terbiasa menggunakan Microsoft Excel, Word, dan aplikasi Microsoft Office lainnya.
Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
