Job description for Admin Office & Warehouse at Hey Coco! Agency
Kualifikasi Umum
Pendidikan minimal SMA/SMK, diutamakan D3/S1 Administrasi, Akuntansi, atau bidang terkait.
Menguasai Microsoft Office terutama Excel.
Memahami administrasi gudang, pengelolaan stok, dan dokumen pembelian.
Memahami dasar-dasar perpajakan, khususnya pengelolaan faktur pajak.
Teliti, rapi, mampu bekerja dengan target, dan memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
Tugas dan Tanggung Jawab
1. Pengelolaan Stok Barang
Melakukan update data stok barang masuk dan keluar secara akurat dan tepat waktu.
Memastikan kesesuaian antara stok fisik di gudang dengan data pada sistem.
Membuat dan mengelola laporan stok harian, mingguan, dan bulanan.
Melakukan pengecekan dan rekonsiliasi stok secara berkala.
Mengarsipkan dokumen terkait penerimaan dan pengeluaran barang.
Berkoordinasi dengan tim gudang terkait pergerakan barang dan selisih stok.
2. Pengelolaan Faktur Pajak
Membuat, menginput, dan mengupdate data faktur pajak sesuai transaksi yang terjadi.
Memastikan kelengkapan dan keakuratan data faktur pajak sebelum diterbitkan.
Melakukan pengarsipan dokumen perpajakan secara rapi dan sistematis.
Berkoordinasi dengan bagian keuangan dan akuntansi terkait kebutuhan data perpajakan.
Memastikan dokumen perpajakan tersimpan sesuai ketentuan dan mudah ditelusuri saat diperlukan.
3. Pembuatan dan Pengelolaan Purchase Order (PO)
Membuat Purchase Order berdasarkan permintaan pembelian yang telah disetujui.
Memastikan spesifikasi barang, jumlah, harga, dan data supplier tercantum dengan benar pada PO.
Mengirimkan PO kepada supplier dan melakukan tindak lanjut atas pesanan yang dibuat.
Memantau status pengiriman barang dari supplier hingga barang diterima.
Mengarsipkan dokumen PO dan dokumen pendukung lainnya.
Berkoordinasi dengan bagian pembelian, gudang, dan supplier terkait proses pengadaan barang.
