Job description for Admin Marketing at PT Raxi Indonesia
### TANGGUNG JAWAB DAN TUGAS PEKERJAAN
1. Menerima dan Menangani Komunikasi Pelanggan
- Membantu Marketing menjawab telepon masuk dari pelanggan maupun pihak terkait secara profesional dan sopan.
- Menangani pertanyaan awal pelanggan serta menyampaikan informasi sesuai kebutuhan.
- Menerima pesan melalui WhatsApp, telepon, atau media komunikasi perusahaan lainnya.
- Mencatat kebutuhan, permintaan, dan informasi penting dari pelanggan secara lengkap dan akurat ke dalam sistem perusahaan.
- Meneruskan pertanyaan atau kebutuhan pelanggan kepada tim terkait apabila diperlukan.
- Melakukan tindak lanjut komunikasi kepada pelanggan sesuai arahan dan jadwal yang ditentukan.
2. Membuat Penawaran Harga (Quotation)
- Membuat dokumen penawaran harga berdasarkan permintaan pelanggan dan informasi dari tim terkait.
- Memastikan nama pelanggan, jenis barang atau jasa, spesifikasi, kuantitas, harga, dan ketentuan penawaran sudah benar.
- Memeriksa kelengkapan & kebenaran dokumen sebelum dikirimkan kepada pelanggan.
- Mengirimkan penawaran melalui email atau WhatsApp sesuai prosedur perusahaan.
- Melakukan pencatatan dan pengarsipan dokumen penawaran.
- Memantau status penawaran yang telah dikirim serta melakukan follow-up sesuai arahan.
- Memperbarui data penawaran apabila terdapat perubahan harga, spesifikasi, atau kebutuhan pelanggan.
3. Membuat Invoice dan Dokumen Administrasi
- Membuat invoice berdasarkan transaksi atau pekerjaan yang telah disetujui.
- Memastikan data pelanggan, nomor invoice, tanggal, rincian barang atau jasa, nilai transaksi, dan informasi pembayaran sesuai.
- Melakukan pengecekan ulang untuk meminimalkan kesalahan nominal maupun data administrasi.
- Mengirimkan invoice sementara kepada pelanggan melalui media yang ditentukan.
- Menyiapkan dokumen transaksi, seperti invoice, surat jalan, purchase order, faktur pajak, product support, atau dokumen lain sesuai kebutuhan perusahaan.
- Melakukan pencatatan status invoice dan membantu pemantauan pembayaran berdasarkan data yang tersedia.
- Menyimpan dokumen transaksi secara rapi dan mudah ditemukan kembali.
4. Mengatur Jadwal dan Agenda
- Membuat dan memperbarui jadwal kegiatan marketing, kunjungan pelanggan, pengiriman, pekerjaan teknisi, atau kegiatan operasional terkait.
- Memastikan jadwal, waktu, lokasi, dan pihak yang terlibat tercatat dengan benar.
- Melakukan koordinasi dengan tim internal untuk memastikan kegiatan berjalan sesuai rencana.
- Menginformasikan perubahan jadwal kepada pihak terkait.
- Memantau agenda harian dan mengingatkan tim mengenai kegiatan yang perlu dilaksanakan.
- Membantu mengatur prioritas jadwal apabila terdapat perubahan atau pekerjaan mendesak.
5. Input Data dan Membuat Laporan
- Melakukan input data pelanggan, penawaran, invoice, transaksi, jadwal, serta aktivitas marketing ke sistem perusahaan.
- Membuat rekapitulasi laporan harian, mingguan, dan bulanan sesuai kebutuhan.
- Memperbarui data secara berkala agar informasi yang digunakan tetap akurat.
- Memastikan kesesuaian data antara dokumen sumber, spreadsheet, dan sistem administrasi.
- Membantu menyusun laporan invoice, status penawaran, aktivitas pelanggan, pekerjaan yang sedang berjalan, serta data administrasi lainnya.
- Melakukan pengecekan ulang sebelum laporan diserahkan kepada atasan.
- Menjaga kerahasiaan data pelanggan dan informasi internal perusahaan.
6. Pengarsipan dan Administrasi Umum
- Mengelola penyimpanan dokumen fisik maupun digital secara sistematis.
- Memberikan nama file dan mengelompokkan dokumen agar mudah dicari.
- Memastikan dokumen penawaran, invoice, dan laporan tersimpan dengan lengkap.
- Membantu kebutuhan administrasi tim marketing dan operasional lainnya.
- Menjaga kerapian data serta memastikan dokumen diperbarui sesuai perkembangan pekerjaan.
7. Koordinasi dan Tindak Lanjut Pekerjaan
- Berkoordinasi aktif dengan tim marketing, sales, operasional, keuangan, dan bagian terkait lainnya.
- Memastikan setiap instruksi pekerjaan dipahami dan diselesaikan sesuai tenggat waktu.
- Memberikan pembaruan status pekerjaan kepada atasan apabila diperlukan.
- Segera menginformasikan apabila ditemukan ketidaksesuaian data, kendala pekerjaan, atau informasi yang belum lengkap.
- Menjalankan tugas administrasi tambahan yang masih berkaitan dengan kebutuhan perusahaan.
### KUALIFIKASI DAN PERSYARATAN
- Wanita, usia maksimal 26 tahun.
- Pendidikan minimal SMA/SMK sederajat, diutamakan jurusan Administrasi Perkantoran, Manajemen Perkantoran, Bisnis, Akuntansi, atau jurusan relevan.
- Memiliki pengalaman kerja minimal 2 tahun di bidang administrasi, administrasi marketing, sales admin, atau posisi sejenis.
- Terbiasa mengendarai motor & SIM C aktif
- Mampu mengoperasikan Microsoft Excel dan Microsoft Word dengan baik.
- Terbiasa menggunakan email, WhatsApp, serta aplikasi administrasi perkantoran.
- Mampu membuat dokumen penawaran harga, invoice, dan laporan administrasi.
- Memiliki kemampuan komunikasi yang baik, baik secara lisan maupun tertulis.
- Memiliki kemampuan mengetik dan melakukan input data dengan cepat serta akurat.
- Terbiasa mengelola dokumen, jadwal, dan beberapa pekerjaan dalam waktu bersamaan.
- Memiliki kemampuan berhitung dasar yang baik untuk membantu pengecekan nominal dan data transaksi.
- Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
- Penempatan di Medokan, Rungkut, Surabaya
### KOMPETENSI YANG DIBUTUHKAN
- Teliti dan akurat : Mampu memeriksa kembali data, nominal, tanggal, serta dokumen sebelum dikirim atau dilaporkan.
- Cekatan dan tanggap : Mampu menangani pekerjaan dengan cepat tanpa mengabaikan ketelitian.
- Terorganisir : Mampu mengatur dokumen, jadwal, dan prioritas pekerjaan secara sistematis.
- Komunikatif : Mampu berkomunikasi secara sopan, jelas, dan profesional dengan pelanggan maupun rekan kerja.
- Disiplin dan bertanggung jawab : Mampu menyelesaikan pekerjaan sesuai deadline dan mengikuti prosedur perusahaan.
- Inisiatif : Tidak selalu menunggu instruksi untuk pekerjaan rutin yang sudah dipahami serta mampu mengingatkan apabila ada pekerjaan yang belum selesai.
- Mau belajar : Bersedia mempelajari sistem kerja, format dokumen, dan prosedur administrasi yang digunakan perusahaan.
