Job description for Admin Marketing at PT OMNIGATE RETAIL INDONESIA
EVENT MARKETING ADMIN
Scope of Work
1. Marketing Administration
- Melakukan pekerjaan administrasi dan pengarsipan seluruh dokumen marketing dan event.
- Membuat, memperbarui, dan mengelola database KOL, influencer, vendor, sponsor, partner, dan peserta event.
- Membantu menyiapkan dokumen administrasi seperti quotation, invoice, purchase order, proposal, dan laporan kegiatan.
- Memastikan seluruh dokumen dan data tersimpan dengan rapi, lengkap, dan mudah diakses.
2. Event Coordination & Suppor
- Membantu persiapan administrasi sebelum, selama, dan setelah event berlangsung.
- Melakukan koordinasi dengan tim internal, vendor, tenant, sponsor, dan pihak eksternal terkait kebutuhan event.
- Membantu memastikan kebutuhan operasional dan administrasi event terpenuhi sesuai timeline.
- Membuat dan memperbarui checklist kebutuhan event serta memantau progres pekerjaan.
3. KOL & Partnership Administration
- Membantu mengelola database KOL, influencer, komunitas, sponsor, dan strategic partners.
- Melakukan follow-up kepada pihak eksternal terkait kerja sama, jadwal, kebutuhan konten, dan kelengkapan administrasi.
- Membantu mencatat dan memantau hasil kerja sama serta deliverables dari setiap partner.
4. Budget & Reporting
- Membantu melakukan pencatatan dan rekapitulasi anggaran kegiatan marketing dan event.
- Mengumpulkan serta memeriksa bukti transaksi, invoice, dan dokumen pengeluaran.
- Membuat laporan administrasi, laporan kegiatan, dan rekapitulasi hasil event.
- Memastikan data pengeluaran dan kebutuhan anggaran tercatat secara akurat.
5. Internal Team Coordination
- Mendukung koordinasi antara tim Marketing, Creative, Content, KOL, Operations, dan Sales.
- Membantu mengingatkan timeline, deadline, dan tindak lanjut pekerjaan masing-masing tim.
- Menyampaikan informasi dan kebutuhan administrasi secara jelas kepada pihak terkait.
- Melaksanakan tugas administratif lainnya sesuai arahan atasan.
Requirements
1. Minimum pendidikan D3/D4/S1 dari jurusan Administrasi Bisnis, Manajemen, Komunikasi, Marketing, Sekretaris, atau bidang terkait.
2. Memiliki pengalaman minimal 1 tahun sebagai Admin, Marketing Admin, Event Admin, atau posisi administrasi lainnya.
3. Mampu mengoperasikan Microsoft Office, terutama Excel, Word, dan PowerPoint, serta Google Workspace.
4. Memiliki kemampuan administrasi, pengarsipan, pengolahan data, dan penyusunan laporan yang baik.
5. Teliti, terorganisir, disiplin, dan memiliki perhatian tinggi terhadap detail.
6. Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik dengan tim internal maupun pihak eksternal.
7. Mampu mengelola beberapa pekerjaan sekaligus dan mengikuti deadline yang telah ditentukan.
8. Memiliki inisiatif, tanggung jawab, dan kemampuan menyelesaikan pekerjaan tanpa harus selalu diarahkan.
9. Bersedia bekerja secara fleksibel, termasuk hadir langsung di lokasi event dan mengikuti jam kerja tambahan apabila diperlukan.
10. Mampu bekerja dalam lingkungan kerja yang cepat, dinamis, dan memiliki tekanan pekerjaan tinggi.
11. Memiliki kemampuan dasar dalam media sosial, digital marketing, atau administrasi campaign menjadi nilai tambah.
