Job description for Admin Logistik at PT HIJAU TUMBUH BERSAMA
Greenara (di bawah naungan PT Hijau Tumbuh Bersama) adalah produsen, produsen makanan sehat, dan peritel online asal Indonesia yang berkomitmen menghadirkan produk makanan dan minuman berbahan 100% alami. Merek ini terkenal dengan prinsip clean label, yaitu seluruh produknya dibuat tanpa bahan pengawet, pewarna, perasa, maupun pemanis buatan.
Tugas & Tanggung Jawab:
- Menerima, memeriksa, dan memproses pesanan dari seluruh channel penjualan online maupun offline.
- Memastikan kelengkapan dan keakuratan data pesanan, meliputi kode dan nama produk, kuantitas, alamat pengiriman, serta metode pengiriman.
- Melakukan input, pembaruan, dan verifikasi data pesanan ke dalam sistem sesuai prosedur yang berlaku.
- Memastikan setiap pesanan diproses sesuai alur kerja, mulai dari penerimaan pesanan hingga siap dikirim kepada pelanggan.
- Mengoordinasikan informasi pesanan kepada tim Inventory Control, Checker, dan Packer untuk memastikan kelancaran proses pemenuhan pesanan.
- Memastikan ketersediaan stok untuk memenuhi pesanan melalui koordinasi dengan tim Inventory Control.
- Mengidentifikasi dan melaporkan potensi kekurangan stok, ketidaksesuaian data, atau kendala ketersediaan barang kepada atasan dan pihak terkait.
- Memastikan kesesuaian data stok dan pesanan antara sistem dengan kondisi aktual di lapangan melalui koordinasi dan verifikasi bersama pihak terkait.
- Memantau progres pemrosesan pesanan, mulai dari pengecekan barang, pengemasan, hingga penyerahan kepada pihak ekspedisi atau proses pengiriman.
- Mengoordinasikan penyelesaian kendala operasional, termasuk kesalahan pengiriman, keterlambatan proses, pesanan tertahan, dan ketidaksesuaian barang.
- Memastikan pesanan prioritas, pesanan mendesak, serta pesanan yang berkaitan dengan campaign atau program penjualan diproses sesuai urutan prioritas yang telah ditetapkan.
- Menyampaikan pembaruan status pesanan kepada atasan, Head Office, dan pihak terkait sesuai kebutuhan operasional.
- Menjadi penghubung komunikasi antara Head Office dan tim operasional terkait perubahan pesanan, prioritas pengiriman, target penyelesaian, serta kendala operasional.
- Berkoordinasi dengan Customer Service dalam penanganan retur, komplain pelanggan, dan permasalahan pesanan yang memerlukan tindak lanjut dari tim operasional.
- Memastikan informasi perubahan pesanan dan instruksi operasional tersampaikan secara jelas, akurat, dan tepat waktu kepada pihak yang berkepentingan.
- Menyusun laporan operasional harian yang mencakup jumlah pesanan masuk, pesanan selesai diproses, status pengiriman, pesanan tertunda, serta kendala operasional.
- Melakukan pencatatan dan pengarsipan dokumen operasional secara sistematis, baik dalam bentuk hardcopy maupun softcopy.
- Menjaga akurasi, kelengkapan, dan konsistensi data operasional sebagai dasar pelaporan dan evaluasi kinerja.
- Memastikan aktivitas pemrosesan pesanan dilaksanakan sesuai prosedur kerja, standar kualitas, target waktu, dan ketentuan keselamatan kerja yang berlaku.
Kualifikasi:
- Pendidikan minimal SMA/SMK sederajat, diutamakan D3/S1 jurusan terkait.
- Pengalaman minimal 1–2 tahun di bidang administrasi operasional, logistik, warehouse, atau order fulfillment.
- Mampu mengoperasikan Microsoft Excel/Google Sheets dan melakukan pengolahan data serta laporan operasional.
- Memahami proses pemrosesan pesanan, pengelolaan stok, picking, checking, packing, dan pengiriman barang.
- Memiliki kemampuan komunikasi, koordinasi lintas departemen, dan pemecahan masalah yang baik.
- Teliti, terorganisir, disiplin, bertanggung jawab, dan mampu mengatur prioritas pekerjaan.
- Mampu bekerja di bawah tekanan dan memenuhi target waktu penyelesaian pesanan.
- Pengalaman menggunakan sistem Big Seller serta bekerja di perusahaan e-commerce atau distribusi menjadi nilai tambah.
