Job description for Admin Invoicing at PT Sahabat Jaya Sukses
Kualifikasi Jabatan:
- Minimal pendidikan SMA/SMK sederajat, lebih diutamakan D3/S1 Administrasi, Akuntansi, atau bidang terkait.
- Memiliki kemampuan administrasi dan pengolahan data yang baik.
- Teliti, rapi, dan memiliki kemampuan berhitung yang baik.
- Mampu mengoperasikan Microsoft Excel dan Microsoft Office.
- Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik.
- Mampu bekerja secara individu maupun dalam tim.
- Memahami proses pembuatan invoice dan dokumen penjualan menjadi nilai tambah.
Deskripsi Pekerjaan:
1. Membuat dan menerbitkan invoice kepada customer sesuai dengan data transaksi dan dokumen pendukung.
2. Memastikan seluruh data pada invoice, seperti nama customer, produk, jumlah barang, harga, pajak, dan termin pembayaran sudah sesuai dan akurat.
3. Melakukan pengecekan dan pencocokan antara invoice dengan Purchase Order (PO), Surat Jalan (SJ), Sales Order (SO), atau dokumen pendukung lainnya.
4. Menginput dan memperbarui data invoice ke dalam sistem perusahaan secara tepat waktu.
5. Mengarsipkan seluruh dokumen invoice, baik dalam bentuk fisik maupun digital, dengan rapi dan terstruktur.
6. Memantau status invoice yang telah diterbitkan, termasuk invoice yang belum dibayar dan telah jatuh tempo.
7. Berkoordinasi dengan tim Sales, Finance, Accounting, Warehouse, dan divisi terkait untuk memastikan kelengkapan serta kesesuaian dokumen transaksi.
8. Membantu melakukan follow-up terkait kelengkapan dokumen atau permasalahan invoice kepada pihak internal maupun customer apabila diperlukan.
9. Membuat laporan invoice secara harian, mingguan, dan bulanan.
10. Memastikan proses pembuatan invoice dilakukan sesuai dengan SOP dan kebijakan perusahaan.
11. Menangani revisi, pembatalan, atau penerbitan ulang invoice sesuai dengan prosedur dan persetujuan yang berlaku.
12. Menjaga kerahasiaan data transaksi dan informasi customer.
13. Membantu menyelesaikan kendala atau selisih data yang berkaitan dengan proses invoicing.
14. Melaksanakan tugas administrasi lainnya yang berkaitan dengan penjualan, penagihan, dan keuangan sesuai arahan atasan.
